По материалам Портала дистанционного консультирования малого предпринимательства "Дистанционный консалтинг"

Все затраты, связанные с введением новых сотрудников в должность, являются инвестициями в развитие вашего бизнеса. Как и любые другие затраты, они требуют оптимизации, главная цель которой - поскорее добиться от сотрудника выхода на плановые показатели.

Если с самого начала не объяснить новому сотруднику все, что связано с его должностью, он замучит вас бесконечными вопросами. Он будет тратить на это не только свое, но и ваше время. Без соответствующего плана введения в должность вы будете объяснять все новому сотруднику нечетко и непоследовательно, касаясь то одной, то другой стороны его будущей деятельности. В результате этого какие-то важные моменты могут быть упущены из виду, не исключены и ошибки. Бессистемное, нелогичное введение в должность обернется впоследствии неэффективной работой нового сотрудника.

Всего этого можно избежать в том случае, если вы с самого начала четко, ясно и последовательно объясните новому сотруднику, что он должен делать. В результате вы избавите нового сотрудника от необходимости задавать слишком много вопросов; существенно снизите степень риска, связанного с неправильными действиями нового сотрудника из-за незнания каких-либо вопросов; сможете застраховаться от таких ошибок, которые могут обернуться для вас в будущем большими материальными убытками и опасностями; поможете новому сотруднику почувствовать свою сопричастность к общему делу; дадите возможность новому сотруднику быстрее войти в работу и добиться максимальной степени эффективности его трудовой деятельности.

Конкретный порядок действий, связанных с введением в должность, будет зависеть от должности нового сотрудника. Ниже пойдет речь о том, на что следует обратить внимание независимо от того, чем будет заниматься ваш новый сотрудник.

Общие вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Вам потребуется показать новому сотруднику производственное или служебное помещение, а также решить ряд естественных административно-технических вопросов. Необходимо объяснить новому сотруднику:

где можно пообедать;

где и когда можно выпить чай или кофе (если это практикуется на вашем предприятии);

где что находится в офисе;

можно ли у вас курить и где;

где находится туалет;

когда, где и как выплачивается зарплата;

кому и каким образом следует сообщать о болезни или вынужденном отсутствии на рабочем месте (например, секретарю по телефону);

где можно поставить автомобиль (если в этом есть необходимость);

что делать в случае возникновения пожара.

Этот перечень можно продолжить в зависимости от специфики вашего предприятия.

Вводя нового сотрудника в должность, может быть, имеет смысл еще раз напомнить ему основные условия трудового договора. Хотя вы, скорее всего, затрагивали эти вопросы во время собеседования. Речь идет об оплате труда; о материальном стимулировании; о вычетах из зарплаты; о времени работы; о сверхурочной работе; об отпуске; о компенсации расходов; о праздничных днях; об оплате больничных листов; о соблюдении трудовой дисциплины; об особых условиях и характере работы.

Прежде, чем посвящать нового сотрудника в детали его работы, расскажите ему о своей коммерческой деятельности в целом. Новому сотруднику наверняка полезно будет узнать:

чем занимается ваше предприятие;

какие виды товаров или услуг оно предлагает;

кто относится к числу ваших клиентов;

как работает ваше предприятие в целом и почему вы проводите данную хозяйственную политику;

какой имидж вы хотите создать своему предприятию (например, является ли ваше предприятие традиционным, или же оно разрабатывает новые технологии);

что представляют собой ваши конкуренты, и за счет чего вам удается опережать их;

что вы думаете о предпринимательской деятельности и что ждете в связи с этим от своих сотрудников;

какие отношения и традиции сложились в коллективе.

Теперь новый сотрудник может задавать вам интересующие его вопросы.

Не забудьте рассказать ему об основных правилах внутреннего распорядка. Обязательно объясните, на чем основаны данные правила.

Частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Вы помогли новому сотруднику составить общее представление о хозяйственной деятельности своего предприятия. Теперь настал момент показать новому сотруднику его место в структуре предприятия. Иными словами, новый сотрудник должен четко знать свой участок работы.

Если его работа связана с использованием сложного или опасного оборудования, необходимо познакомить сотрудника с правилами техники безопасности. Ответственность за это ложится в первую очередь на вас.

Может быть, на первых порах новый сотрудник будет набираться опыта. В этом случае нужен такой человек, к которому новый сотрудник может обратиться в случае необходимости, задать интересующие его вопросы. Образно говоря, на первых порах кто-то должен взять нового сотрудника "под свое крыло".

Постарайтесь перечислить все частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника. Это могут быть следующие вопросы:

Какую конкретно работу должен выполнять ежедневно новый сотрудник?

О чем следует договориться с новым сотрудником?

На каком оборудовании он будет работать?

С кем он будет работать?

Кому он будет отчитываться о проделанной работе?

Это далеко не все возможные вопросы.

Что следует делать после введения в должность нового сотрудника

Введение в должность нового сотрудника занимает от одного дня до нескольких недель. Сразу после введения в должность новый сотрудник должен приступить к исполнению своих хотя бы основных служебных обязанностей.

Не следует забывать о том, что сначала все ему будет в новинку. Не теряйте нового сотрудника из поля своего зрения. Хотя при введении в должность новый сотрудник получил минимум необходимой для работы информации, все же будьте готовы к дополнительным вопросам. Пусть новый сотрудник не боится лишний раз задать интересующий его вопрос.

И вы, и новый сотрудник в равной степени заинтересованы в том, чтобы он побыстрее вписался в новый трудовой коллектив. Не стоит надеяться на то, что новый сотрудник сразу все запомнит и освоит. Наберитесь терпения!

Оказывайте новому сотруднику постоянную помощь и поддержку. Он гораздо лучше будет справляться со своими должностными обязанностями, если почувствует себя частью единой команды.

Если новый сотрудник хорошо усвоил принципы Вашей работы и понял, что от него требуется, он начинает испытывать чувство повышенной ответственности. Постепенно он станет очень полезным членом Вашего трудового коллектива.

Введение нового сотрудника в должность не ограничивается одной неделей. Вы должны быть уверены в том, что он хорошо усвоил Ваши уроки. С этой целью необходимо еженедельно контролировать его работу.

Новые сотрудники без опыта работы

Не исключено, что ваш новый сотрудник может не иметь опыта работы в данной области или же не иметь опыта работы вообще. В этом случае необходимо учесть данное обстоятельство и соответствующим образом составить план действий, связанных с введением в должность нового сотрудника.

Вы должны помнить о том, что то, чем ему придется заниматься у вас, довольно сильно будет отличаться от того, чему его учили в учебном заведении, или же от того, чем он занимался ранее. В данном случае от вас потребуется определенная доля терпимости и понимания. Обязательно нужно запастись терпением: элементарные, на ваш взгляд, вещи могут оказаться абсолютно незнакомыми для нового сотрудника. В связи с этим процесс введения в должность может существенно растянуться во времени.

Вместе с тем, вам, может быть, придется проявить жесткость и строгость, чтобы раз и навсегда искоренить у нового сотрудника возможные вредные привычки, которые могут неблагоприятно сказаться на развитии предприятия и создать сложности в отношениях с клиентами и деловыми партнерами.

Помните ли вы первый рабочий день в своей жизни? Вероятно, вы чувствовали себя не в своей тарелке и не знали толком, что же собственно от вас требуется. Наверно, потребовалось определенное время, прежде, чем вы начали выполнять свои должностные функции в полном объеме. Непременно используйте свой жизненный опыт, общаясь с новыми сотрудниками.