Материал предоставлен
журналом Главбух

Теперь организации, получающие наличные от клиентов или покупателей, должны выбивать кассовый чек даже в том случае, если этот клиент – организация. Таково главное требование нового Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон о ККТ). Документ вступил в силу 28 июня, поэтому сейчас выполнять его предписания обязаны все организации, которые проводят расчеты «живыми» деньгами.

Е.И. Филипенко

Наверное, на взгляд законодателей, это несложно – ведь выбивали же раньше организации чек ККМ, когда получали наличные от физических лиц... Однако из-за того, что организации стали пробивать чек, получая деньги и от лиц юридических, возникла проблема с заполнением кассовой книги, книги продаж и оформлением приходных кассовых ордеров, счетов-фактур. Следуя утвержденным ранее правилам заполнения книг и оформления документов, можно завысить сумму полученной наличности... Мы разберем эту проблему и покажем, как ее можно решить.

Какие документы оформлять, получая наличные?

Законодательство требует, чтобы бухгалтер, получивший «живые» деньги от организации, выписал приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Такой порядок был до 28 июня, когда вступил в силу новый Закон о контрольно-кассовой технике, действует он и сейчас. Выдавать кассовый ордер требует пункт 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).

Но теперь помимо ордера нужно выдать и кассовый чек. Иначе говоря, получив деньги от другой организации, вы должны обязательно пробить полученную сумму на кассовом аппарате. Чек передайте представителю организации, которая внесла наличные. Такой порядок установлен пунктом 1 статьи 2 Закона о ККТ.

Кроме того, покупателю – юридическому лицу надо выставить счет-фактуру, как предписывает пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ. А также необходимо оформить товарную накладную по форме № ТОРГ-12.

Кстати, напомним: расчеты наличными не должны превышать 60 000 руб. по одной сделке. Это установлено пунктом 1 указания Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

Казалось бы, к прежним требованиям добавилось только одно – выбивать кассовые чеки. Однако именно из-за этого у предприятий-продавцов возникли сложности при заполнении кассовой книги и книги продаж. Рассмотрим подробнее, как новое требование Закона о ККТ отразится на заполнении этих книг.

Как вести кассовую книгу?

Порядок заполнения этой книги остался прежним. Как и раньше, получив деньги от организации и выдав представителю приходный ордер, бухгалтер должен сделать запись в кассовой книге – указать номер ордера, сумму, на которую он выписан. И здесь нет никаких сложностей и вопросов. Однако в конце дня кассир-операционист выбивает итоговый чек (так называемый Z-отчет), в котором значится общая сумма наличности, полученной от всех клиентов – как от юридических, так и от физических лиц. На основании чека на общую итоговую сумму бухгалтер или главный кассир тоже выписывает приходный ордер и фиксирует все сведения в кассовой книге. В результате получается, что сумма, полученная от юридических лиц, проходит в кассовой книге дважды. Один раз – по отдельному приходному ордеру, а второй раз – по ордеру на сумму всей выручки. Из-за этого в дебет счета 50 «Касса» будут записаны суммы, превышающие фактическую наличность фирмы.

Разумеется, раньше такой проблемы не возникало. Ведь деньги, полученные от организаций, по кассовому аппарату не проходили, а фиксировались только в приходном ордере. Следовательно, в сумму выручки, поступившей в кассу от граждан, деньги от юридических лиц не включались.

Как же теперь решить проблему и избежать двойного отражения в кассовой книге наличности, полученной от юридических лиц? Продавцу просто не надо выписывать покупателю-юрлицу отдельный приходный кассовый ордер. Таким образом, сумма выручки будет отражаться только в том приходнике, который выписан на основании итоговых данных кассового аппарата. Такой порядок надо закрепить приказом руководителя.

Естественно, можно возразить: данный совет заставляет нарушить пункт 13 Порядка ведения кассовых операций. Однако давайте разберемся: грозит ли какая-нибудь ответственность предприятию за такое нарушение? Нет, предприятие, которое не выписало организации отдельный приходник, не может быть оштрафовано. Ведь статья 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает штраф, если деньги в кассу были не оприходованы или оприходованы не в полном объеме.

А в нашем случае в конце дня все деньги будут оприходованы, включая и те, что получены от организации.

Тем не менее здесь есть один нюанс. Он касается предприятий, которые через один кассовый аппарат пробивают чеки и гражданам, и юридическим лицам. Получается, что сумма по приходнику, составленному на основании отчета кассира-операциониста, включает выручку от продаж как населению, так и организациям. Между тем такие продажи в бухгалтерском учете отражаются по-разному. А именно:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
– получена выручка от продажи товаров населению;

или

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
– получена плата за продукцию от организаций;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
– отражена выручка от продажи товаров предприятиям.

Чтобы разделить выручку, полученную от граждан и организаций, советуем пробивать чеки в разных секциях кассового аппарата. И выручку по каждой секции оформлять отдельным приходным ордером. Или же вообще приобрести новый кассовый аппарат для расчетов с юрлицами.

Пример 1
ЗАО «Экспресс» занимается продажей кондитерских изделий как гражданам, так и организациям.
ЗАО «Экспресс» 21 июля 2003 года продало ООО «Лакомка» 50 кг конфет по 36 руб. за 1 кг (в том числе НДС – 6 руб.). ООО «Лакомка» расплатилось за сладости наличными. При этом ЗАО «Экспресс» выбило чек через первую секцию на сумму 1800 руб. (50 кг 36 руб.).
Но в этот же день ЗАО «Экспресс» продавало сладости и населению. Выручка составила 12 600 руб. (в том числе налог с продаж по ставке 5% – 600 руб., НДС – 2000 руб.). Продажа товаров населению пробивается через вторую секцию.

Предположим, что других поступлений в кассу ЗАО «Экспресс» и выплат из нее 21 июля не было. Остаток на начало дня равен 112 руб.
На основании журнала кассира-операциониста Любченко А.А. было составлено два приходных кассовых ордера:
– № 235 на сумму 1800 руб.;
– № 236 на сумму 12 600 руб.

Кассовая книга организации за 21 июля 2003 года будет заполнена следующим образом.

Касса за 21 июля 2003 года