Щур Д.Л.,
начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра
«Дело и сервис»
 
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №12 / 2002

К реализации нормы, изложенной в части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ, работодатели должны были приступить в октябре или ноябре текущего года. Для тех, кто упустил из виду этот момент и привык по традиции утверждать график отпусков не позднее 5 января, напоминаем, что теперь в соответствии с названной статьей Трудового кодекса РФ график отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Если штат организации небольшой, а профсоюзного органа нет, то шансы успеть до назначенного срока еще сохраняются.

I. Обязателен ли график отпусков?

Этот вопрос именно в такой формулировке с момента вступления Трудового кодекса РФ в силу (01.02.2002) постоянно задавался представителям Министерства труда и социального развития РФ и другим разработчикам Кодекса, ведущим специалистам в области трудового законодательства. В подавляющем большинстве ответ сводился к лаконичному «да!». Такой же ответ дают авторы более или менее значимых и удачных комментариев к Трудовому кодексу РФ.

Представители федеральной инспекции труда также вполне определенно объясняют, что если при проверке организации окажется, что график отпусков не утвержден, наказания не избежать.

Формулировка части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ«обязателен как для работодателя, так и для работника» дала повод длядискуссий, о том, что график отпусков становится обязательным и дляодной, и для другой стороны трудовых отношений только с моментаутверждения, а следовательно, есть основания считать, что график можети не утверждаться. Однако законодатели ввели эту норму не для того,чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков ворганизации, а для усиления его значимости — чтобы подчеркнуть дляособо нерадивых работодателей и бесконечно оспаривающих время ухода вотпуск работников, что коль график утвержден, то, и сроки, иочередность, указанные в нем, являются обязательными для тех и других.Ответ на вопрос — «Должен ли утверждаться в организации графикотпусков?» (заметьте, это другая постановка вопроса), — содержится вчасти первой статьи 123 ТК РФ, в которой сказано, что «очередностьпредоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно всоответствии с графиком отпусков» и ни в каком ином порядке.Сформулировав это правило императивно, законодатели могли и не включатьнорму об обязательности графика для работодателей и работников — ведьне используется же такая формулировка в отношении правил внутреннеготрудового распорядка, графиков сменности и иных локальных нормативныхактов, тем не менее обязательных к исполнению сторонами.

Вопрос об обязательном утверждении графика отпусков в организациях к концу текущего года перестал быть предметом дискуссий: те, кто сомневались, решили не спорить с инспекторами труда или же усмотрели явную выгоду в упорядочении очередности ухода работников в отпуска.

II. С чего начинается составление графика отпусков?

Ответ на этот вопрос должен содержаться в локальных нормативныхактах организации, например, в правилах внутреннего трудовогораспорядка, в положении о персонале и других. Порядок составленияграфиков отпусков может быть закреплен и в коллективном договоре;особенно это целесообразно в организациях с мощными профсоюзами.Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкциипо кадровому делопроизводству на предприятии. Если во всехперечисленных документах уделено внимание только срокам составленияграфика, будем отталкиваться от сложившейся практики.

Начнем с того, что график отпусков — это локальный нормативный акторганизации, определяющий очередность предоставления оплачиваемыхотпусков в календарном году. Он содержит сведения о временираспределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков,определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретногоподразделения. Такая схема применяется на многих предприятиях исчитается наиболее удобной при большом количестве персонала. При такомподходе руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначальноготовят графики на вверенные им подразделения. Затем эти документы (ихправильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров,специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки (ведьначальник цеха может и не знать, что некоторые из его подчиненных имеютправо на определенные льготы). Дальнейшая схема предполагает обсуждениевнесенных изменений непосредственно с работниками (например, с теми,чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и сруководителями структурных подразделений. Ограничиваться согласованиемпроекта графика только с работниками не рекомендуется; во-первых,руководитель подразделения так или иначе при его составлении планируетработу своего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусководних работников может повлечь изменения для других работников.Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отделкадров приступает к формированию сводного, единого графика организации.Именно он и является тем документом, который предусмотрен статьей 123Трудового кодекса РФ. На его основании возможна уже не столькоразработка графиков отпусков подразделений, сколько дробление общегографика по каждому подразделению.

Вторая схема предварительной работы по подготовке графика отпусковпредполагает опросы всех работников организации. Как правило, такойподход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если компанияструктурирована на единицы, то опять же, основное бремя на выяснение исбор пожеланий работников ложится на плечи менеджеров (начальников,заведующих) служб, отделов, секторов и т.д. Опрос могут самостоятельнопровести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процессаруководителей структурных подразделений не следует по той же причине,что была изложена выше — именно они оценивают очередностьпредоставления отпусков, исходя из производственной необходимости.

Самое большое количество споров в связи с графиками отпусковвозникает по причине ошибок, допускаемых работниками отделов кадров ируководителей структурных подразделений при первичном сборе информации.Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие вподготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение(пожелание) не было учтено» не раз рассматривались в судах и,разумеется, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти вотпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменнымидоказательствами, решение принималось не в пользу работодателя. Поэтомупри сборе графиков отпусков структурных подразделений или записокработников, оформлении результатов опросов персонала позаботьтесь отом, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью. Если же ононе учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получитьписьменное подтверждение того, что работник не возражает противпредложенного ему периода отпуска. До принятия Трудового кодекса РФспоры относительно графика отпусков вынуждали юристов и работниковотделов кадров на этапе подготовки этого документа составлятьспециальные ознакомительные листы, в которых работники расписывались втом, что они ознакомлены с графиком и не возражают против установленнойочередности. Сейчас, в силу той же пресловутой нормы части второйстатьи 123 ТК РФ, как только руководитель организации поставил своюподпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливостьграфика не обсуждается. В него могут вноситься изменения, но любойбойкот со стороны работника, который принимал участие в егосоставлении, и тому имеется документальное подтверждение, будетквалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей совсеми вытекающими отсюда последствиями.

Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальныминормативными актами не предусмотрены сроки, когда работники отделакадров должны приступить к составлению графика отпусков, об этом имможет напомнить руководитель организации. Следует отметить, чтоспециального распорядительного акта, предписывающего приступить кразработке графика, не требуется. Однако, поскольку чаще всего насвоевременные просьбы начальника отдела кадров представить своисоображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, азатем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом«ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организацииили его заместителя можно назвать целесообразным. Приказ (распоряжение)о разработке графика отпусков может быть составлен по образцу,приводимому в разделе «Бумаги» (стр. 52). Опять же нужно исходить изтого, что издание такого акта имеет смысл в тех организациях, где неотработаны информационные связи между кадровой службой и структурнымиподразделениями или взаимодействие между ними осуществляется только приприеме или увольнении работников.

III. Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?

Поскольку факторы, влияющие на определение очередностипредоставления отпусков, носят комплексный характер, рассмотрим их поочереди.

1. Пожелания работников. Исходя из принципов правовогорегулирования трудовых отношений, пожелания работников являютсяопределяющим фактором. О намерениях работников отдел кадров можетсудить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) наподготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными условиямидля отдыха работников в России являются лето и начало осени. Поскольку,как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этотпериод, составителям графиков следует соотнести пожелания работников инижеследующие факторы.

2. Действующее законодательство. Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:

2.1. Наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск(статьи 121, 122 ТК РФ). Если на момент составления графика отпусков уотдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учетпринимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. При этомцелесообразно предупредить работника, что время ухода в отпуск можетбыть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в статье 121 ТК РФ.Так, в ней установлено, что в стаж работы, дающий право на ежегодныйосновной оплачиваемый отпуск, не включаются:

а) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;

б) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

в) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Здесь возможна коллизия. Если график утвержден, значит, онобязателен для работодателя и для работника. Однако статьей 124Трудового кодекса РФ строго определены случаи, когда отпуск работникаможет быть перенесен на другой срок:

• по соглашению между работником и работодателем отпуск переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала;
• в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Таким образом, если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то, исходя из 6-месячного стажа, право на отпуск у него наступит по истечении 4-х месяцев. Допустим, работник выразил намерение уйти в отпуск по истечении 6 месяцев его работы в организации. В случае, если периоды, указанные в пунктах «а»—«в» будут иметь место, право на отпуск отодвигается на то количество дней, которые исключаются из стажа, предусмотренного статьей 121 Трудового кодекса РФ. В этом случае следует исходить из того, что отсутствие стажа является юридически значимым основанием для внесения соответствующего изменения в график отпусков.

Такое строгое отслеживание стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не обязательно — частью второй статьи 122 Трудового кодекса РФ установлено, что по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Совсем не имеет значения такой стаж для категорий работников, указанных в части третьей статьи 122 ТК РФ, согласно которой до истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-х месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В графике отпусков изначально можно планировать только отпуска работников в возрасте до 18 лет и принятых на работу беременных женщин. В любом случае, следует помнить, что основанием предоставления отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы в организации является заявление работника. Поэтому еще при составлении графика следует уточнить, не хотят ли указанные категории работников подать такого рода заявления.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному работником времени. Поэтому, когда право на отпуск используется до истечения 6 месяцев непрерывной работы (авансом), работодатель обязан предоставить его в полном размере (если иная договоренность не будет достигнута с работником) и полностью оплатить. Что касается ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, то в стаж работы, дающий право на них, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. При этом в первом рабочем году этот отпуск предоставляется пропорционально проработанному в этих условиях времени. Кстати, возможности предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска авансом Трудовой кодекс РФ не предусматривает.

Определяя право работника на отпуск в календарном году, на который составляется график отпусков, следует также учесть еще один момент. У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году. Например, работник поступил на работу в октябре 2002 года — право на отпуск у него возникает в мае. Однако с октября 2003 года у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год: согласно части третьей статьи 122 ТК РФ отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется.

2.2. Очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Согласно части третьей статьи 123 Трудового кодекса такие категории работников должны определяться в соответствии с федеральными законами. Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время:

• мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ);
• работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ).

Кроме этого, «удобное время» является условием определения очередности для категорий работников, указанных в таблице 1.

Таблица 1

Пунктом 1 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. на 28.06.2002) предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его подтверждение в письменной форме.

Кроме работников, имеющих льготы в отношении времени ухода в отпуск, необходимо учесть и требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков. Если организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненном к нему районе, у работников, имеющих детей, заканчивающих в календарном году 9-й или 11-й класс, следует узнать, не планируют ли их дети поступать в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности, так как в соответствии с частью пятой статьи 322 Трудового кодекса РФ по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в образовательное учреждение.

Указанным в п.п. 2.1, 2.2 настоящей публикации работникам, которые имеют право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы (что прямо предусмотрено соответствующими статьями Трудового кодекса РФ), не вменяется в обязанность представить такие заявления или просьбы до составления графика отпусков — они могут быть направлены в любое время. Но для того, чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, следует позаботиться о выяснении намерений этих работников на этапе его разработки .

В отношении корреспонденции норм части первой статьи 122 (о возникновении у работника права на использование отпуска по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации), части второй статьи 122 (о праве на использование отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации) и части третьей статьи 123 (о праве отдельных работников использовать отпуск в удобное для них время) Трудового кодекса РФ следует сказать, что его нормы не решают вопрос, который возникал еще во время действия КЗоТ РФ. Могут ли только что принятые на работу работники, для которых федеральными законами предусмотрено предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, использовать свой отпуск до истечения 6-месячного срока? Ведь если не возникло право на отпуск (6-месячный срок не истек), то как может возникать право на его использование в удобное время? Но поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо разъясняющих и конкретизирующих норм, это позволяет юристам (в том числе принимавшим участие в разработке Кодекса) говорить о праве на получение отпуска авансом категориям работников, указанным выше (совместителям, работникам перечисленным в таблице 1 и другим)¹.

2.3. Продолжительность отпуска. При ее определении необходимо:

а) выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова их продолжительность . Если кадровое делопроизводство в компании организовано с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого достаточно просмотреть трудовые договоры работников. Однако не исключено, что в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, прямо предусмотренный Трудовым кодексом РФ или федеральным законом. Поэтому если есть сомнения в полноте содержания трудовых договоров, следует подробно проанализировать нормы Кодекса и подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков. Наиболее рациональным является ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором отражаются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если позаботиться о разработке такого списка заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация;

б) определить категории работников, которым в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов предоставляется удлиненный отпуск, т.е. продолжительностью более 28 календарных дней. Такой отпуск работодатель обязан предоставить работникам, указанным в таблице 2.

Таблица 2

Что касается отпусков научных работников, имеющих ученую степень, то в соответствии с постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень» предоставление удлиненных отпусков докторам наук — 48 рабочих дней, а кандидатам наук — 36 рабочих дней является не обязанностью, а правом научных учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета. Указанные отпуска предоставляются научным работникам, занимающим штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями, согласованными и утвержденными в установленном порядке.

Работодатель может по собственной инициативе (за счет собственных средств) предоставлять отдельным категориям работников удлиненные отпуска. Это следует из части первой статьи 120 Трудового кодекса РФ, согласно которой «продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается». Таким образом, установленная ТК РФ продолжительность отпусков может быть увеличена коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами;

в) проверить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Согласно части четвертой статьи 124 Трудового кодекса РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2-х лет подряд. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год по окончании срока их действия, то работникам отделов кадров следует проверить прошлые графики. Кстати, непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.

На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например, в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очереди. Это своего рода благодарность организации;

г) учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным . Согласно части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Поскольку трудовым законодательством часть дополнительных оплачиваемых отпусков все еще установлена в рабочих днях, то при их суммировании с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками, устанавливаемыми в календарных днях, возникают определенные сложности. Схема исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска уже разъяснялась на страницах журнала: «От даты начала отпуска отсчитывается определенное количество основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем прибавляется определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого общий период отпуска (с первого по последний день) переводится в календарные дни»².

Из содержания части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ не следует, что работник обязан использовать отпуск совокупной продолжительности полностью. Согласно части первой статьи 125 Кодекса по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части; при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с видом оплачиваемого отпуска — основного ежегодного или дополнительного ежегодного — а следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части. Количество таких частей законодательство не ограничивает, за исключением отдельных случаев (например, только на две части может быть разделен отпуск сотрудников таможенных органов (Федеральный закон от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»), работников прокуратуры (прокуроров и следователей, научных и педагогических работников) (Закон РФ от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002).

Для того, чтобы не вносить в график отпусков постоянные изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением о дроблении его отпуска. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но еще раз напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому если руководство организации придет к выводу о нецелесообразности разбивки и разнесения отпуска, то при соответствующем подтверждении, что при составлении графика отпусков работнику задавался вопрос о его намерении воспользоваться отпуском по частям, отказ в удовлетворении запоздалой просьбы будет правомерным.

Следует отметить, что специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует. Специалисты Минтруда России также рекомендуют не увлекаться чрезмерным дроблением отпусков, так как за короткие сроки работник не сможет отдохнуть.

2.4. Время ухода в отпуск. Трудовое законодательство, особенно подзаконные акты, часто содержат пояснение, что отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1 или 15-му числу, а должны, по возможности, распределяться равномерно в течение всего года. Этот совет раз за разом воспроизводится с 1930 года — из Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169 (с изм. на 06.12.1956).

Для того, чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, количество одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более.

Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации, работники -нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы статей главы 19 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть нормы и этих локальных актов.

3. Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.

Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков. Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска более 20% работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые «коллективные отпуска», например, организации по производству табачных и алкогольных изделий, организации по продаже отопительной техники: первые две могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал, реализуя продукцию со складов; руководство третьей также охотно отправит своих работников в летний отпуск, так как лето — это пора «затишья» в продаже бытовых обогревателей. Коллективные отпуска в летнее время используют и образовательные учреждения.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или главной бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика (например, для того, чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков, если на время отпусков приходится возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты).

При составлении графика отпусков в организации, в которой невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

Для того, чтобы компания оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, обеспечить присутствие на рабочих местах работников-заместителей. Поэтому разумным является составление графика отпусков руководящих работников. При его составлении необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.

IV. По какой форме разрабатывается график отпусков?

Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена форма N Т-7 «График отпусков». Дискуссии о том, должна ли применяться эта форма или же графики могут составляться в иной произвольной форме продолжаются в среде кадровиков. Что же касается бухгалтеров, то они исходят из норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. на 28.03.2002), согласно которой «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами»; «эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет»; «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации». Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России. При этом был определен порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты были введены в соответствии с изложенными требованиями до 30 октября 1997 года. В апреле 2001 года форма графика отпусков была утверждена и распространена на юридические лица всех форм собственности. График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров должны решаться в пользу унифицированной формы N Т-7. Нельзя сказать, что она во всем удобна, но сложности, например, с разбивкой отпусков для одного работника решаются с помощью дополнительных строк.

Согласно части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала. Для того, чтобы выполнить это требование, отдельные организации вводят дополнительную графу 11 «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия. Можно и не вводить дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков, а ограничиться составлением листа ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков.

Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений. Далее он передается в выборный профсоюзный орган данной организации. Его мнение учитывается при подготовке окончательного варианта. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного органа данной организации.

Унифицированная форма N Т-7 смоделирована с учетом КЗоТ РФ и содержит шаблон грифа согласования с профсоюзной организацией, в то время как Трудовым кодексом РФ предусмотрено не согласование, а учет мнения профсоюзного органа. Однако исключать реквизиты из унифицированных форм не допускается. В соответствии с вышеназванным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа)»; «удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается». Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме по строкам шаблона грифа согласования указывается «Профсоюзная организация не создана» (заполненная форма графика отпусков приводится в разделе «Бумаги»).

Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии или же выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен быть в бухгалтерии и отделе кадров.

V. Когда в график отпусков вносятся изменения?

Основой любого изменения графика отпусков является соглашение сторон. Это опять же следует из части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. Отступить от установленного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков. Поскольку основания внесения изменений в график отпусков требуют подробного рассмотрения, этому вопросу будет посвящена отдельная статья. Здесь же отметим, что для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме N Т-7 используются графы 7—9; если перенос отпуска или его части осуществляется в соответствии с частью третьей статьи 124 (когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) и частью второй статьи 125 Трудового кодекса РФ (отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год), то используется графа 10 «Примечание».

В отношении работников, принимаемых на работу после утверждения графика отпусков, практика выработала два подхода: первый заключается во внесении соответствующих изменений в сводный график отпусков, второй — в составлении дополнительного графика, который приобщается к сводному.

VI. Нужны ли опросы работников?

Необходимость проведения опросов не вызывает сомнения у кадровиков, которые хотя бы раз сталкивались с конфликтами при составлении графика отпусков, а также внесении изменений в него в «горячие» летние месяцы. Для выяснения пожеланий работников можно использовать форму листа опроса, приведенную в разделе «Бумаги».

¹ См.: Комментарий к Трудовомукодексу Российской Федерации / Под ред. заслуженного юриста РоссийскойФедерации С.А. Панина. — М.: МЦФЭР, 2002. —С. 406; Комментарий кТрудовому кодексу Российской Федерации/Ответственный редактор докторюридических наук, профессор Ю.П. Орловский. — М.: Юридическая фирма«Контракт», «Инфра-М», 2002. —С. 284.

² Шашкина Э.В. «Все об отпусках». —«КП» N 6, 2002. —С. 80.

Как подписаться >>>