Материалы подготовлены группой консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»тел/факс (095) 937-3451 / Порядок оплаты, бухгалтерский и налоговый учет отпускных

Порядок выплаты денежной компенсации

Замена части отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска,превышающая 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Такая ситуацияможет возникнуть:

• если работник относится к категории, для которой законодательством установлен удлиненный основной отпуск;
• если работник относится к категории, для которой законодательством установлен дополнительный оплачиваемый отпуск;
• если работник был отозван из отпуска, и неиспользованные дни присоединяются к отпуску за следующий рабочий год;
• если по каким-либо причинам не были использованы отпуска за предыдущие рабочие годы.

Не допускается замена части отпуска денежной компенсацией:

• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• беременным женщинам;
• работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Сумма денежной компенсации рассчитывается в порядке, предусмотренном для расчета среднего заработка за отпуск.

Существуют две точки зрения относительно того, какая частьотпуска может быть заменена денежной компенсацией. В Письме Минтруда РФот 25 апреля 2002 года № 966-10 указано, что до тех пор, пока несформируется судебная практика по данному вопросу, организация иработник могут сами выбрать один из вариантов.

1. Суммируются все неиспользованные отпуска, и за ту часть, которая превышает 28 дней, выплачивается компенсация.

Пример.

Иванову Н.П. предоставляется очередной отпуск 28 календарныхдней и дополнительный отпуск 5 календарных дней. Кроме того, у Ивановане использован отпуск за предыдущий год (28 дней – основной и 7 дней –дополнительный). Иванов подал заявление с просьбой о предоставленииденежной компенсации за часть отпуска.

Общая продолжительность отпуска: 28 + 7 + 28 + 5 = 68 дней.

Подлежит компенсации: 68 – 28 = 40 дней.

В этом случае работник может использовать 28 дней отпуска и получить компенсацию за 40 дней.

2. Части отпуска, превышающие 28 дней, определяются для каждого неиспользованного отпуска отдельно и суммируются.

Пример.

Воспользуемся данными предыдущего примера.

Подлежит компенсации за прошлый год: 28 + 7 – 28 = 7 дней.

Подлежит компенсации за текущий год: 28 + 5 – 28 = 5 дней.

Всего может быть заменено компенсацией 12 календарных дней, а 56 дней отпуска работник должен использовать.

При выплате компенсации возникает ситуация, когда работникработает, получает за это время заработную плату и одновременно среднийзаработок. При этом работодатель должен начислить с этих сумм ЕСН.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику вместо части отпуска,подлежит налогообложению НДФЛ и ЕСН, так как такая компенсация занеиспользованный отпуск не связана с увольнением (п. 3 ст. 217 и подп.2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это же касается и страховых взносов наобязательное пенсионное страхование. Ведь согласно Федеральному законуот 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, данные взносы надо платить с тех жевыплат, что и ЕСН.

Что касается налога на прибыль, компенсация включается в составрасходов на оплату труда и уменьшает налогооблагаемый доход (п. 8 ст.255 НК РФ). Этот вывод подтверждается и письмом Минфина России от 17сентября 2003 г. № 04-04-04/103.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

На основании статьи 127 ТК РФ при увольнении работникувыплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, завсе предыдущие годы без ограничения. Однако необходимо помнить, чтосогласно статье 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодногооплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Поэтому если работникне был в отпуске более двух лет, то организации придется обосновать,почему это произошло. Таким обоснованием может быть заявления работникао переносе отпуска за текущие года на следующие рабочие года.

Среднедневной заработок рассчитывается в порядке,предусмотренном для всех случаев предоставления отпусков. Количестводней, подлежащих оплате, рассчитывается, исходя из количества месяцев,отработанных в рабочем году. Не полностью отработанный месяц неучитывается, если количество отработанных дней составляет менееполовины месяца. Если отработано более половины месяца, то онучитывается как целый.

Сумма начисленной компенсации за неиспользованный отпуск приувольнении является объектом налогообложения НДФЛ. ЕСН не начисляется,так как в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ суммыкомпенсации за неиспользованный отпуск при увольнении налогообложениюне подлежат. Заметьте: если данная компенсация выплачивается работнику,который не собирается увольняться (то есть она не связана с увольнениемсотрудника), то налоговики считают, что ЕСН нужно начислять вобщеустановленном порядке. Свою позицию налоговые органы изложили вписьме УМНС России по г. Москве от 10 ноября 2002 г. № 28-11/53919.

Пример.

Николаев И.П. увольняется с 10 декабря 2003 года. За рабочий год— с 15 марта 2003 года по 14 марта 2004 года — отпуск непредоставлялся. В текущем рабочем году отработано 8 полных месяцев и 26дней. Так как в не полностью отработанном месяце отработанное времясоставляет более половины, этот месяц учитывается при расчете какцелый. Поэтому компенсации подлежит неиспользованный отпуск за 9месяцев.

Компенсация выплачивается за: (28 : 12) х 9 = 21 день.

Если отпуск за текущий рабочий год был предоставлен авансом, а кмоменту увольнения рабочий год полностью не отработан, то суммасреднего заработка за неотработанные дни отпуска подлежит удержанию иззаработной платы работника (статья 137 ТК РФ). Удержание непроизводится, если работник увольняется в результате:

• ликвидации организации или прекращении деятельности работодателем – физическим лицом (пункт 1 статьи 81 ТК РФ);
• сокращения численности или штата работников организации (пункт 2 статьи 81 ТК РФ);
• несоответствия работника занимаемой должности или выполняемойработе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинскимзаключением (подпункт «а» пункта 3 статьи 81 ТК РФ);
• смены собственника имущества организации (это касается руководителяорганизации, его заместителей и главного бухгалтера) (пункт 4 статьи 81ТК РФ);
• призыва работника на военную службу или направление его назаменяющую ее альтернативную гражданскую службу (пункт 1 статьи 83 ТКРФ);
• восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу,по решению государственной инспекции труда или суда (пункт 2 статьи 83ТК РФ);
• признания работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (пункт 5 статьи 83 ТК РФ);
• смерти работника либо работодателя – физического лица, а такжепризнания судом работника либо работодателя – физического лица умершимили безвестно отсутствующим (пункт 6 статьи 83 ТК РФ);
• наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжениютрудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие,крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), еслиданное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органагосударственной власти соответствующего субъекта РФ (пункт 7 статьи 83ТК РФ).

Пример.

Федоров С.Г. увольняется с 10 декабря 2002 года. За рабочий год— с 1 июля 2002 года по 30 июня 2003 года — был предоставлен отпуск с 1по 28 августа 2002 года. При расчете отпускных за расчетный период(май, июнь, июль) начислено 15 000 руб.

Среднедневной заработок за расчетный период составил: 15 000 : 3 : 29,6 = 168,91 руб.

Сумма отпускных составила: 28 х 168,91 = 4729 руб.

До момента увольнения в рабочем году отработано 5 полных месяцеви 10 дней, которые не учитываются при расчете. Не отработано 7 месяцев,сумма выплаченных отпускных за этот период должна быть удержана.

Отпуск за неотработанный период: (28 : 12) х 7 = 16,33 дня

Сумма отпускных, подлежащих удержанию: 16,33 х 168,91 = 2 758 руб.

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»