Без отчетности немыслимо ни стратегическое, ни оперативное управление предприятием. Но ответственные лица не всегда успевают подготовить ее в срок. Особенно эта проблема заметна в компаниях, которые имеют удаленные подразделения. Тем не менее, процесс создания отчетности можно ускорить.

Дмитрий Торба, зам. директора Департамента управленческихтехнологий и учетных систем АКГ «РБС»
Денис Шальнев, ведущий консультант Отдела проектированияучетных систем АКГ «РБС»

Финансовую отчетность предоставляют не только в налоговыеорганы, но также инвесторам и кредитным организациям. Кроме того, отчетностьнеобходима для планирования и оптимизации налоговых платежей компании.

Консолидация финансовой информации для целей управлениязачастую занимает 20–30 дней и более. Конкретный срок зависит от уровняквалификации и технологической оснащенности финансово-экономической службы, атакже целого ряда других причин. Сокращение этого срока позволит существенноповысить качество планирования. У менеджмента появится дополнительное время дляанализа информации и принятия решений, что также приведет к повышению точностии достоверности планирования.

Сократите срок подготовки отчетности и убедитесь в том, какпозитивно это скажется на оперативной управляемости всего производственногокомплекса.

Так, менеджеры, основываясь на результатах предварительной(промежуточной) отчетности, смогут оперативно перераспределять финансовыересурсы.

С точки зрения налогообложения, более сжатые сроки полученияотчетности позволят повысить качество налогового планирования, так как большевремени остается для анализа информации. К тому же возрастет точность налоговыхрасчетов, поскольку будет обеспечен дополнительный контроль над движениемдокументов, формируемых для целей налогового учета.

Сократить сроки подготовки финансовой и налоговой отчетностиможно за счет комплексного подхода. Для того, чтобы его реализовать,необходимо:

• изменить принципы учета и составления отчетности. Это не касается налогового учета в силу присущей этому виду учета жесткой законодательной регламентации;
• оптимизировать действующую систему документооборота, в том числе усилить контроль за движением документов;
• улучшить качество автоматизированных процессов обработки информации.

Методология Accruals

Чтобы сократить сроки подготовки финансовой и налоговойотчетности, компании часто применяют так называемый метод «начислений» (илиAccruals).

Данный термин заимствован из международных стандартовфинансовой отчетности. Так, положение о стандартах финансового учета 1 (USFASB) гласит: «учет по принципу начислений осуществляется с целью отраженияфинансового влияния на предприятие операций и прочих событий и обстоятельств,которые имеют для предприятия последствия в плане движения денежных средств вте периоды, в которые имели место указанные операции, события и обстоятельства,а не только в те периоды, когда денежные средства были получены или уплаченыданным предприятием».

Иными словами, при методе «начислений» информация осовершенной хозяйственной операции попадает в отчетность вне зависимости оттого, получены ли первичные документы и закончена ли их обработка.

Возможны два вида начислений (Accruals):

• информацию готовят на основе не полностью оформленного или отсутствующего документа. Основные реквизиты этого документа должны быть точно определены. То есть они должны быть известны, но с допущением, что полностью оформленным документ поступит в учетную службу позднее;
• информацию о хозяйственной операции берут из расчета прогнозируемой или запланированной суммы. Этот расчет делает специалист, отвечающий за проведение операции.

В процессе работ по сокращению сроков подготовки отчетностидоля Accruals первого вида должна увеличиваться, а Accruals второго вида –уменьшаться.

При методологии Accruals основанием для учетных данныхстановятся (данная терминология предложена авторами – Прим. ред.):

n «полные»документы, то есть полностью оформленные так, как этого требует российскоезаконодательство и внутренние регламенты компании;

• «неполные» документы, то есть оформленные не полностью, с точки зрения соответствия требованиям законодательства;
• «квазидокументы», то есть специальные документы, заменяющие не полученные к моменту подготовки отчетности документы. Формы «квазидокументов» должны быть дополнительно описаны в учетной политике компании.

Компании, которые решат внедрить метод Accruals, должныбудут составлять «предварительную» отчетность (т. е. ускоренно подготовленнуюотчетность с использованием метода «начислений»). Кроме того, им придетсяготовить и «окончательную» отчетность, то есть ту, что сделана в обычномпорядке.

«Окончательная» отчетность служит эталоном. По ней надо будет определять, насколько надежна в использовании «предварительная» отчетность. При этом дорабатывать учет, используя методологию Accruals, следует до тех пор, пока расхождения между двумя вариантами отчетности не станут несущественными. Уровень существенности расхождений устанавливается индивидуально для каждого предприятия. Как правило, он находится в пределах 5 процентов от соответствующих статей отчетности.

После того как расхождения между отчетностями станутнезначительными, компания сможет перейти к подготовке только ускореннойотчетности. Ускоренная отчетность будет считаться «окончательной». Данные такойотчетности могут быть непосредственно использованы как для управленческихцелей, так и для подготовки стандартной бухгалтерской отчетности.

Оптимизация документооборота

Сейчас на многих предприятиях график документооборотасуществует лишь формально. Бывает, что некоторые документы теряются, покаперемещаются внутри организации.

Таким образом, чтобы сократить сроки подготовки финансовой иналоговой отчетности, необходимо прежде всего изменить неэффективную системудокументооборота. В частности, компании потребуется:

n проанализировать систему документооборота. Возможно,процедуру оформления и согласования документов по отдельным операциям получитсяупростить;

• определить перечень документов, наиболее существенных для учетного процесса;
• усовершенствовать систему контроля за движением этих документов;
• в случае необходимости внедрить практику регистрации движения электронных аналогов документов (электронных реестров).

Эти шаги помогут не только сократить сроки подготовкиотчетности, но и создадут предпосылки к переходу компании на электроннуюсистему документооборота.

Совершенствование автоматизации

Кроме того, необходимо обратить внимание и на программныепродукты, используемые в компании. В настоящее время на российских предприятияхвнедрено множество различных систем автоматизированного учета. Так, в рамкаходной компании могут действовать несколько различных учетных систем наразличных программных платформах. В результате у компании появляются такиепроблемы:

• дублирование ввода одинаковой информации в различных подразделениях;
• отсутствие четкого регламента и согласованного механизма обмена информацией между базами данных.

Данные проблемы необходимо решить в ходе проекта посокращению сроков подготовки отчетности на основе предварительно разработаннойконцепции. Она должна учитывать как особенности методологии Accruals иизменения в документообороте, так и цели интеграции информационных системкомпании.

Как внедрить Accruals

Для получения максимальной выгоды от сокращения сроковподготовки отчетности целесообразно применять проектный подход. Он позволитреализовать такие работы с максимальной эффективностью и минимальным отвлечениемресурсов.

Проект можно разделить на следующие этапы:

1-й этап. Разработка концепции, определяющей методологические и организационные аспекты изменений в подготовке отчетности. На этом этапе следует провести анализ существующей системы учета и отчетности. Его цель – выявить факторы, которые тормозят подготовку отчетности, разработать способы их преодоления и установить достижимые сроки подготовки отчетности компании. Далее необходимо прописать методологию реализации проекта с учетом особенностей конкретного предприятия. Затем следует разработать детальный план-график реализации проекта. На этом этапе нужно определить состав и полномочия рабочих групп, а также пилотный участок для последовательной реализации проекта. Как правило, в качестве пилотного выступает участок учета, в наибольшей степени влияющий на продолжительность закрытия периода.

2-й этап. Реализация положений концепции. Она происходит в двух разрезах:

• по дочерним (управляемым и т. д.) предприятиям либо другим структурным единицам компании;
• по различным участкам учета или их группам (например, учет основных средств, учет материалов, учет затрат и т. д.).

В ходе выполнения второго этапа компания достигает следующихрезультатов. Во-первых, бухгалтерская служба быстрее получает готовые первичныедокументы. Во-вторых, информация, необходимая для подготовки отчетности,поступает в бухгалтерию оперативнее. Это происходит благодаря заменеотсутствующих документов законодательно определенными документами-аналогами. Витоге срок подготовки отчетности значительно сокращается.

«Консультант» , №21 2004 г