В жизни менеджера высокого уровня рано или поздно возникает необходимость возглавить то или иное предприятие. По закону новый руководитель является правопреемником уволившегося директора. А зачастую вместе с креслом предшественника новичку «в наследство» достается и весь багаж далеко не всегда корректных предыдущих решений.

За серьезные ошибки в управлении компанией руководитель обязан возмещать причиненные им убытки по требованию собственника. И чем крупнее предприятие, тем больше цена ошибки и больше ответственность управляющего.

Очевидно, c учетом этого риска будущему руководителю необходимо четко определить «точку отсчета», с которой он приступил к работе, и зафиксировать это документально.

Процесс передачи дел может выглядеть примерно так:

1. Создать комиссию по передаче дел. В приказе о таком временном органе необходимо назначить исполнителей, сроки и прочие важные обстоятельства.

2. Определить объем дел. Обезопасить нового директора от неприятностей поможет максимально полный перечень дел (документов). Как правило, этот список формируется с учетом обязательных к хранению документов, определенных законом (например, уставные документы, бухгалтерская отчетность), а также внутренними актами организации. К обязательному списку следует добавить:

 —  приказы о назначении материально-ответственных лиц,

 —  список лиц, имеющих право подписи на финансовых документах,

 —  печати и штампы общества,

 —  документы, подтверждающие законность занимаемого помещения,

 —  список сотрудников (штатное расписание), приказы о принятии сотрудников на работу, трудовые договоры,

 —  приказы об установлении лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, а также об установлении порядка доступа к такой информации,

 —  список банковских счетов,

 —  отчет о порядке исполнения организацией отчета аудиторов,

 —  действующие договоры.

3. Проконтролировать документооборот. Если документооборот фактически не велся, одним из первых приказов необходимо установить этот порядок и ознакомить всех сотрудников «под роспись». Если же существующая система документооборота достаточно прозрачна, то менять ее не нужно, но учет документов следует начать новый: новые подшивки, новые реестры.

4. Поменять доверенности и банковские карточки. Выданные ранее доверенности необходимо отозвать (для этого издается соответствующий приказ), а также известить доверенных лиц лично письмами (в случае, если количество доверенностей очень велико, можно опубликовать приказ в СМИ). Банковские карточки заменяются в порядке, установленном законом.

5. Проконтролировать риски. На этапе приема дел необходимо выявить текущие и потенциальные юридические обязательства и риски предприятия, для этого производится соответствующая ревизия заключенных договоров и расчетов по ним. Это же касается отношений с бюджетом: на этапе принятия дел необходимо определить наличие и размер налоговой задолженности и принять решение о ее выплате либо обжаловании соответствующего решения налоговой инспекции.

6. Заявить о себе. Необходимо поставить контрагентов и официальные органы о новом назначении. Уведомления оформляются в виде писем за подписью нового директора с оттиском печати компании.

Надеемся, такая скрупулезная процедура передачи дел позволит руководителям безопасно принять дела, увидеть реальную картину дел на предприятии и оградить себя от ответственности за чужие промахи и ошибки.