Обычно компенсацию выплачивают вместе с заработной платой на основании приказа руководителя фирмы. Как отразить выплату компенсации в учете поясним на примере.

Пример

Работник ООО «Орбита» Е.И. Федоров использовал в работе свой личный ксерокс с 1 сентября 2003 года в течение месяца.

Его заработная плата составляет 10 000 руб. По приказу руководителя фирма выплатила работнику компенсацию в размере 1000 руб. Приказ был оформлен так:

ООО «Орбита»

Приказ

От 1 сентября 2003 г. № 89/к

Приказываю:

Назначить Федорову Евгению Ивановичу единовременную компенсацию за использование его личного ксерокса в служебных целях в размере 1000 рублей.

Основание: приложение № 1 к трудовому договору № 28 от 1 апреля 2003 г.

Генеральный директор ООО «Орбита» Васин /Васин Н.Г./

Поскольку эта сумма предусмотрена приложением к трудовому договору, она полностью учитывается при расчете налога на прибыль и не облагается НДФЛ, ЕСН, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

При исчислении налога на доходы физлиц заработная плата Федорова уменьшается на стандартный налоговый вычет – 400 руб.

ООО «Орбита» платит взнос на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний по ставке 0,5 процента, а ЕСН – 35,6 процента.

В учете бухгалтер ООО «Орбита» сделал такие проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 10000 руб. – начислена заработная плата Федорову;

Дебет 20 Кредит 70

– 1000 руб. – начислена компенсация Федорову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– 1248 руб. ((10 000 руб. – 400 руб.) х 13%)– удержан НДФЛ с дохода Федорова;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»

– 50 руб. (10 000 руб. х 0,5%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по ЕСН»

– 400 руб. (10 000 руб. х 4%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 2800 руб. (10 000 руб. х 28%) – начислен ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФ»

– 1400 руб. (10 000 руб. х 14%) – начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ТФОМС»

– 340 руб. (10 000 руб. х 3,4%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в территориальный фонд медицинского страхования;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– 20 руб. (10 000 руб. х 0,2%) – начислен ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный фонд медицинского страхования;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» Кредит 51

– 50 руб. – перечислен взнос на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС по ЕСН» Кредит 51

– 400 руб. – перечислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонд социального страхования;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 51

– 1400 руб. – перечислен ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ПФ» Кредит 51

– 1400 руб. – перечислены взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ТФОМС» Кредит 51

– 340 руб. (10 000 руб. х 3,4%) – перечислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в территориальный фонд медицинского страхования;

Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» Кредит 51

– 20 руб. – перечислен ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный фонд медицинского страхования;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» Кредит 51

– 1248 руб. – перечислен НДФЛ с дохода Федорова;

Дебет 70 Кредит 50

– 9752 руб. (10 000 + 1000 – 1248) – выдана Федорову заработная плата и компенсация за использование ксерокса.

– конец примера –