Процедура осуществления учета, необходимые для этого документы и другие вопросы регламентированы Положением об учете территориальными органами федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета (Постановлением Правительства РФ от 15 июля 1999 г. N 806) и Правилами учета территориальными органами федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета (утв. Приказом Минфина РФ от 13.08.99 N 55н).

Необходимые документы. Учет договоров на поставку продукции осуществляется органом федерального казначейства, в котором учреждению открыт лицевой счет. В данный орган федерального казначейств организация представляет оригинал договора и его копию. К договору прилагается заверенная главным бухгалтером и руководителем учреждения расшифровка, указывающая сумму договора в структуре кодов бюджетной классификации Российской Федерации (с указанием главы, раздела, подраздела, целевой статьи, вида расхода и кодов экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации) 1.

Орган федерального казначейства производит сопоставление указанной в договоре суммы с ее расшифровкой и неиспользованного учреждением лимита бюджетных обязательств по конкретному коду бюджетной классификации Российской Федерации.

Условия принятия федеральным казначейством на учет обязательства. Бюджетные обязательства принимаются на учет, если на момент представления договора на поставку продукции в орган федерального казначейства у учреждения имеется достаточный свободный остаток лимита бюджетных обязательств по коду бюджетной классификации Российской Федерации. Объем свободного остатка по коду бюджетной классификации Российской Федерации определяется как разница между установленным учреждению лимитом бюджетных обязательств на финансовый год и суммами принятых с начала года на учет бюджетных обязательств и кассового расхода с начала финансового года по прочим денежным обязательствам.

При принятии на учет бюджетному обязательству присваивается уникальный последовательный в пределах учреждения и финансового года учетный номер, который проставляется ответственным исполнителем органа федерального казначейства в соответствующей строке Расшифровки.

Отметки. На оригинале договора на поставку продукции (в особых случаях на одном экземпляре выписки из договора на поставку продукции), бюджетные обязательства по которому приняты на учет, ответственный исполнитель органа федерального казначейства проставляет дату принятия их на учет и персональный штамп и подпись, а также указывает учетные номера бюджетных обязательств, присвоенные органом федерального казначейства, и суммы обязательств по каждому коду бюджетной классификации Российской Федерации. Оригинал договора на поставку продукции (один экземпляр выписки из договора) возвращается учреждению, а его копия (второй экземпляр выписки) и Расшифровка остаются в органе федерального казначейства.

В случае непринятия на учет бюджетного обязательства оригинал договора на поставку продукции (или один экземпляр выписки из договора) возвращается учреждению органом федерального казначейства с отметкой об отказе в учете, а его копия (или второй экземпляр выписки из договора) с Расшифровкой остается в органе федерального казначейства. При этом в Журнале делается отметка в соответствующей графе.

Регистрация принятия и исполнения обязательства в системе органа федерального казначейства. Бюджетные обязательства вносятся в Карточку контроля за бюджетными обязательствами 2, которая открывается учреждению отдельно по каждому коду бюджетной классификации Российской Федерации. После принятия на учет бюджетного обязательства производится уменьшение суммы не использованного учреждением лимита бюджетных обязательств. Сумма принятых на учет бюджетных обязательств и кассового расхода прочих денежных обязательств с учетом возвратов средств поставщиками продукции не должна превышать утвержденный лимит бюджетных обязательств по каждому коду бюджетной классификации Российской Федерации.

В Карточке контроля за бюджетными обязательствами по соответствующему коду бюджетной классификации Российской Федерации подлежат отражению все операции по оплате расходов и возврату средств, включая оплату прочих денежных обязательств. Каждый платеж, производимый по прочим денежным обязательствам, проверяется на непревышение свободного остатка лимита бюджетных обязательств.

Учет изменений и дополнений первоначальных условий договора. При внесении изменений в бюджетные обязательства учреждением представляется в органы федерального казначейства оригинал дополнительного договора и его копия с Расшифровкой к изменениям бюджетных обязательств 3. В Расшифровке к изменениям обязательств указываются учетные номера бюджетных обязательств по изменяемому договору на поставку продукции (или последнему дополнительному договору к нему), новая сумма договора и новый график исполнения бюджетных обязательств. Новый объем и график оплаты обязательства не должен противоречить фактически исполненной части договора на поставку продукции.

Органом федерального казначейства документы на внесение изменений в бюджетные обязательства проверяются и оформляются в том же порядке, что и по основному договору на поставку продукции.

После принятия на учет изменений бюджетному обязательству присваивается новый учетный номер, который проставляется в Расшифровке к изменениям обязательств. В Карточку контроля за бюджетными обязательствами заносятся соответствующие данные.

Досрочное прекращение обязательства. В случае принятия учреждением решения о досрочном прекращении бюджетного обязательства оформление завершения бюджетного обязательства осуществляется органом федерального казначейства на основании копии документа, послужившего основанием для таких изменений, и соответствующей Расшифровки к изменениям обязательств.

Оплата обязательств по учтенному договору со счета, открытого в органах федерального казначейства. Оплата обязательства по учтенному договору на поставку продукции осуществляется в установленном порядке при наличии на лицевом счете учреждения, открытом в органе федерального казначейства, достаточной суммы финансирования по коду бюджетной классификации Российской Федерации.

Для обеспечения учета исполнения бюджетного обязательства в платежных поручениях в поле "Назначение платежа" учреждением дополнительно указывается учетный номер бюджетного обязательства, присвоенный органом федерального казначейства.

Переучет не завершенных в отчетном году обязательств. Не завершенные в истекшем финансовом году обязательства по учтенным органами федерального казначейства договорам на поставку продукции подлежат переучету в следующем финансовом году в пределах установленных учреждению лимитов бюджетных обязательств.

В новом финансовом году переучет незавершенных бюджетных обязательств органы федерального казначейства осуществляют на основании представленных учреждением оригиналов договоров на поставку продукции (либо последнего дополнительного договора к нему) с отметками органа федерального казначейства о принятии их на учет и Расшифровок к изменениям обязательств. В Расшифровке к изменениям обязательств указывается сумма неисполненного бюджетного обязательства, подлежащая оплате из средств федерального бюджета в новом финансовом году, а также учетный номер незавершенного бюджетного обязательства в истекшем финансовом году.

Отчетность по исполнению бюджетных обязательств. По состоянию на первое число каждого месяца органы федерального казначейства направляют учреждениям информацию об оплате бюджетных обязательств по учтенным ими договорам на поставку продукции и остатках неиспользованного лимита бюджетных обязательств. Органы федерального казначейства на основании данных Карточек контроля за бюджетными обязательствами по запросу учреждения составляют и направляют Справку об исполнении принятых на учет бюджетных обязательств 4.

Именно в таком порядке (через счета по учету доходов и средств федерального бюджета в органах федерального казначейства) осуществляется финансирование всех расходов организаций, связанных с исполнением ими любых принятых на себя гражданско - правовых обязательств.

1 Форма расшифровки приводится в приложении 1 к Правилам учета территориальными органами федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета (утв. Приказом Минфина РФ от 13.08.99 N 55н).

2 Форма Карточки контроля за бюджетными обязательствами приводится в приложении 3 к Правилам учета территориальными органами федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета.

3 Форма Расшифровкой к изменениям бюджетных обязательств приводится в приложении 4 к Правилам учета территориальными органам

4 Форма Справки об исполнении принятых на учет бюджетных обязательств приводится в приложении 6 к Правилам учета территориальными органами федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета.