Прежде всего стороны сделки заключают договор, в котором оговаривается вид расчетов (например, по инкассо с акцептом), а также банки, через которые осуществляются расчеты.

Затем поставщик отгружает товар в заранее предусмотренный пункт назначения и получает от транспортной организации товаросопроводительные документы. Сделав это, он формирует полный комплект всех предусмотренных по инкассо бумаг.

Вслед за этим организация-поставщик поручает своему банку обработать инкассо и передает ему подготовленный комплект документов. Банк проверяет их и направляет вместе с инкассовым поручением (при расчетах между российскими фирмами – с платежным требованием) банку покупателя (инкассирующему банку).

В этом поручении (требовании) указывается, на каком условии банк покупателя может передать документы на товар – против платежа или против акцепта. В нем также содержатся инструкции действий банка в случае отказа покупателя от оплаты.

Инкассирующий банк предлагает покупателю оплатить товар или дать свое согласие на оплату. Если это происходит, он передает ему документы, а банку поставщика посылает извещение о платеже или акцепте. В случае отказа документы он не отдает, и сообщает об этом банку поставщика.