Если в документах на приобретение программы ее стоимость и стоимость информационного обслуживания выделены отдельными позициями, все довольно-таки просто. Стоимость самой программы в бухучете списываем равномерно в течение самостоятельно установленного срока, в налоговом учете – сразу после начала использования (если в договоре срок использования самой программы не оговорен).

Расходы на информационное обслуживание приобретенных программ списываются в затраты того месяца, в котором эти услуги оказаны независимо от факта оплаты как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (если организация применяет для целей налогообложения метод начисления). Налог на добавленную стоимость по информационным услугам предъявляется к вычету после того, как данные услуги оказаны (то есть ежемесячно).

Но как быть, если в документах на приобретение программы ее непосредственная стоимость и стоимость ее периодичного обновления в течение определенного времени указаны общей суммой?

В этом случае организация может рассматривать всю уплаченную по договору сумму как стоимость самой программы. Соответственно и списывать вместе с самой программой.

Можно избрать и другой путь (он представляется наиболее безопасным): поскольку условиями договора определен срок обслуживания данной программы, то для целей налогового и бухгалтерского учета можно списывать ее стоимость равномерно в течение срока информационного обслуживания программы.

Безопасный путь можно избрать и в части зачета НДС. В нашей ситуации неизвестно, какая часть НДС относится к программе, а какая – к ее обновлению. Как известно, НДС по услугам можно зачесть только после их оказания. Услуги по обновлению программы будут оказываться, скажем, год. НДС же со стоимости самой программы можно зачесть, как мы уже сказали, сразу же. Ну а поскольку неизвестно, какая часть НДС приходится на услуги, а какая на программу, то, если вы хотите избежать налоговых рисков, налог лучше предъявлять к зачету пропорционально стоимости программы, принимаемой в расходы отчетного месяца.

Понятно, что лучше избежать подобной неопределенности. Для этого попросите у продавца программы счет с расшифровкой стоимости отдельных позиций (программы и ее обновления).

К сведению

В упрощенной системе налогообложения расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных, учитываются при расчете единого налога. Также доходы в «упрощенке» можно уменьшить и на расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).