Введение
Доброго времени суток Уважаемый читатель. Сколько чудесных событий дарит намжизнь. Мы рождаемся, учимся делать первые шаги, формулировать первые мысли. Находясьв этом возрасте, мы подчинены своим родителям. Они направляют, следят за каждымнашим шагом и словом. Это естественный процесс опеки, и этот процесс закладываетв нашем сознании множество важных моментов. Чем старше мы становимся, тем сложнеенашим родителями уследить за нами. В результате, мы начинаем действовать в соответствиис нашим воспитанием.
Аналогичным образом развивается и наш бизнес.
Рождение бизнеса, это не день регистрации нового предприятия (как впрочем, ине день получения свидетельства о рождении). Бизнес рождается в наших головахнесколько раньше. Так же как и младенец, в первые дни, бизнес - существо абсолютнобеспомощное. Оно беззащитно, перед жестокими условиями рыночной экономики. Оставивего без опеки, вы его разрушаете. Чем больше времени он существует, тем болееуверено он держится на ногах и со временем, он должен уметь самостоятельно существовать,помогая при этом «родителям». Безусловно «воспитание» бизнеса, так же дает сбои.Именно вопросы построения бизнеса мы затронем в нашей статье.

Начнем с функционирования самого бизнеса
Итак, не важно с чем Вы работаете. Это может быть компания по производству арахиса,или дистрибьютор черного лома. Каждый день Вы и / или Ваши сотрудники, ежедневноприходят на работу в 9 утра. Ежедневно, не менее 8 часов их личного времени,они обеспечивают функционирование Вашего дела. При этом, большая часть операций,которые они выполняют, монотонна. Безусловно, это не значит, что там совершеннонет места для творчества, но творческий процесс не может продолжаться 5 днейв неделю по 8 часов. Как правило, большая часть выполняемой работы монотонна.К примеру, в конструкторском бюро, инженеры выбирают информацию, готовят чертежи,сопроводительную документацию, производят расчеты. В отделе закупок, менеджерпросматривает прайс-листы, анализирует потребности компании, осуществляет звонки,и прочее. Не менее 80 % операций, выполняемых сотрудниками Вашей компании нельзяназвать неповторимыми.
Начиная с изобретения Генри Фордом конвейера, выполнение однородных задач, началиописывать в технологических картах, при этом разбивая на элементарные действия.В этом состоит суть конвейера. В результате, слаженная работа нескольких человекприносит значительно больше, работы «универсалов». Исходя из этого, западныекомпании, стали применять опыт построения технологических карт не только на производстве,но и в офисной деятельности.
Дополнительным фактором, определяющим необходимость построения технологическихкарт, является стабильность работы компании. В случае возникновения новых длясотрудника ситуаций, его реакция не предсказуема. Определив правила поведенияв критических ситуациях, вы можете предотвратить серьезные потери.

Анализ бизнес процессов
Существует два уровня построения бизнес процессов:
Стратегический уровень (Описание взаимодействий между подразделениями, потоковинформации, общие принципы работы)
Оперативный уровень (WorkFlow – диаграммы, описание последовательности действий)
На стратегическом уровне планируется общая работа компании. Определяются взаимосвязимежду подразделениями или ответственными лицами, количество ресурсов и прочее.На уровне тактическом определяются сами процессы, по сути диаграммы DocFlow этодолжностная инструкция сотрудников задействованных в выполнении какого либо процесса.
Промежуточные итоги
Итак. Существует организм под название Бизнес. Этот организм, ежедневно выполняеткакие-то рутинные операции, и эти операции можно проанализировать, и представитьвиде диаграмм. Важным вопросом является вопрос: «Зачем это необходимо?». Преждевсего, для того, что бы создать стабильно работающий, высоко технологичный инструмент.Важно понимать, если у Вас нет подобных «технологических карт» - значит, Вы иВаш бизнес зависит от конкретных людей. Возможно от Вас, возможно от кого-тоиз Ваших сотрудников. Так же, перенеся часть технологических операций на бумагу,Вы делаете свой бизнес более прозрачным для Вас и Ваших партнеров и сотрудников.

Стратегический уровень
С этого уровня начинается анализ бизнес процессов компании. Как правило, длятого, что бы определить, как работает Ваша компания, необходимо смотреть сверху.На этом уровне определяются функции Ваших подразделений и сотрудники. Информационныеи материальные потоки. Общие принципы взаимодействия подразделений внутри компании.При этом в процессе стратегического анализа достигается контроль непротиворечивостиобщей схемы работы. При построении модели, Вы сможете определить: достаточноли информации поступает Вашим сотрудникам, верно ли распределена ответственностьи полномочия между сотрудниками, корректно ли выстроены отношения между подразделениями.Как правило, проведение анализа на действующем предприятии дает очень много пищик размышлению для высшего руководства компании. В процессе оперативной работы,подчас, невозможно выявить избыточные звенья цепи, пересечение зон ответственности.Все эти вопросы находят свое отражение в эффективности и качестве работы предприятия,и могут выплыть на поверхность самостоятельно, но тогда ущерб будет значительновыше. Для этих целей, как правило, используется методология SADT.

Оперативный уровень.
Выстроить корректную работу компании, исходя из моделей высокого уровня, намногопроще чем, без таких моделей. Тем не менее, эти модели определяют «Политику партии».Если Ваша цель, сделать часть операций технологичными, необходимо начать построениетехнологических карт или Work Flow – диаграмм. В этих диаграммах представленапоследовательность действий каждого сотрудника компании при выполнении той илииной задачи. Отличительной особенностью таких диаграмм является четкая связьдвух сущностей. Событие – Действие. Ни один сотрудник не должен начинать действовать,пока не произойдет искомое событие, и не одно событие не может не вызывать действий.
В данной статье я приведу пример Work Flow диаграмм для нескольких бизнес процессов.

1. Прием заказа клиента
2. Обработка заказа клиента
3. Заказ товара поставщику

• Прием заказа от клиента и оформление документа «Заказ клиента»
• Оформление заявок на резервирование товара
• Формирование заявок на закупку
• Оформление требований на комплектацию и передачу их на склад.

• Название документа
• Назначение
• Обязательные реквизиты
• Кто и когда создает документ
• Куда поступает созданный документ

Подобным образом, описываются все документы, выявленные при построении диаграмм.
Хочу обратить Ваше внимание на то, что документ создается Менеджером, но направляется только к Ответственному менеджеру. Процесс приема заказа от клиента в крупных, транснациональных корпорациях, как правило, не отличается от этого процесса в небольшой фирме. Разница лишь в том, какое количество человек в этом процессе задействовано. Иногда Роль секретаря выполняет менеджер по продажам. Именно по ролям необходимо строить описание бизнес процессов, таким образом, при увеличении Вашего бизнеса, Вы будете просто перераспределять роли, вместо того, что бы менять бизнес процессы.
РОЛЬ – Набор полномочий, зон ответственности и квалификационных требований, определяемых совокупностью выполняемых действий.
Понятие Роль является стержнем построения систем документооборота. От того, насколько Вы грамотно определите роли, зависит успешность и эффективность Вашего документооборота.

Учитесь на чужих ошибках
Мы построили с Вами диаграммы наших Бизнес процессов. Определили документооборот в компании, казалось бы, все вокруг сразу покроется толстым слоем шоколада. Но к несчастью это не так. Прежде всего, потому, что в процессе моделирования мы могли что-нибудь упустить, или смоделировать не верно. Если мы все сделали правильно, и наши модели являются образцом логичности и завершенности, необходимо что бы сотрудники использовали эти модели. И даже если все вышеназванное у нас в полном порядке, нельзя забывать что рыночные условия, а значит и наши правила поведения динамично меняются. Я предполагаю вопрос «А зачем же мы все это делали?». На самом деле, сделав это один раз, Вы уже окажетесь на следующей ступени развития компании. Тем не менее, проведение подобных мероприятий, дело затратное, и безусловно никому не хотелось бы проводить ее скажем ежегодно (хотя я знаю компании которые делают это существенно чаще). Именно по этому, в систему документооборота необходимо заложить средства обратной связи. В системе качества ISO 9000 средствами обратной связи являются аудиты и жалобы клиентов. Безусловно, это лучше чем ничего, тем не менее, аудит не может быть объективной мерой контроля корректности системы. Наиболее действенным индикатором проблем в технологии являются жалобы клиентов, но здесь очень важно понимать, что жалуются не более 10 % клиентов. Остальные просто уйдут от Вас к Вашим конкурентам. Следить за работой компании лично на протяжении 365 дней в году, просто не возможно. По этому, необходимо при разработке системы документооборота, определить критические состояния для документа. Так например, если Заказ клиента не обработан в течении 2х дней с момента поступления, необходимо бить тревогу. Вовремя обнаруживая критические ситуации, Вы сможете своевременно корректировать бизнес процессы компании, в результате чего, Ваши модели будут меняться вместе с Вашей компанией, и никогда не устареют.

Итоги
Внедрение в компании системы документооборота, и формализация Ваших бизнес процессов может подтолкнуть компанию к новой ступени, на пути ее развития. К сожалению, это не гарантирует лидирующее положение на рынке, высокий уровень рентабельности и прочее. К сожалению сама по себе, эта система не гарантирует даже стабильность качества работы. Как я уже говорил, все, что описано в статье, всего лишь инструменты и методики. Для того, что бы они приносили эффект, эти инструменты необходимо «подогнать» под Вашу компанию, и самое главное использовать. Использование этого инструмента позволит Вам добиться большей стабильности в работе предприятия, и значительно увеличить управляемость компании.
В следующей статье, я покажу как системы документооборота, взаимосвязаны с системами управления знаниями.

Автор: Кондаков Владимир

Источник: http://itland.ru