"Расчет" /

О шагах трудовой инспекции нам рассказал один из инспекторов труда по г. Москве.

Случается, что сообщение о предстоящей проверкеинспекции труда застает фирму врасплох. Поэтому ей приходитсяоперативно проверять, все ли правильно в документах и «подчищатьхвосты». Чтобы вы в суматохе не забыли чего-нибудь важного, предлагаемэту инструкцию.

Шаг 1. Проверить состав документов

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, покадровой работе) и связанные с охраной труда.

Поэтому прежде всего проверьте, все ли необходимыепо закону бумаги имеются в вашей компании. Именно их запросят дляпроверки инспекторы.

К кадровым документам относятся прежде всего:учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплатытруда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правилавнутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание(форма № Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы№ Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки,приказы. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек ивкладышей к ним.

Из документов второй группы можно назвать инструкциипо охране труда, документы, подтверждающие прохождение работникамиобучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.

На этом список не исчерпывается. Инспектор вполне может поинтересоваться и другими.

При этом если каких-то из перечисленных документов укомпании нет, их нужно непременно завести. При необходимости утвердитьи ознакомить работников под расписку.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Должностные инструкции	Если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы	Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников
График сменности	При наличии сменной работы
Положение о коммерческой тайне	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять
Списки несовершеннолетних работников, инвалидов, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком	Если в компании работают эти категории сотрудников
Договоры о полной материальной ответственности	В случаях установления полной материальной ответственности для работников
Ученические договоры	При оформлении ученичества

Шаг 2. Проверяем участок «Кадровая первичка»

Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Это формы приказов, личных карточек, графикаотпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и другихдокументов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда.

Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 постановления). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.

«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что вдокументы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принятработник или на работу по совместительству. С какого числа он обязанприступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях,составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количествоштатных единиц по должности или даже часть должностей.

Типичная ошибка – сотрудники «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку.

Причем, кроме подписи, он должен и ставить дату ознакомления.

Проверит инспектор и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).

Опередите его, проверьте сами. Для этого можно использовать таблицу.

Приказ	Минимальный набор оснований (документов)
О приеме на работу	Заявление о приеме на работу, трудовой договор
О наложении дисциплинарного взыскания	Докладная или другие документы, подтверждающие нарушение, объяснительная нарушителя или акт об отказе дать объяснения
Об отпуске	Заявление о предоставлении отпуска, график отпусков
О премировании	Документ об основаниях для премии – Положение о премировании,трудовой договор. Представление руководителя о наличии оснований дляпремирования (хорошие результаты работы, выдающиеся достижения и т. д.)
Об увольнении по собственному желанию	Заявление об увольнении
Об увольнении за прогул	Докладная сотрудника, обнаружившего прогул, акт об отсутствииработника на рабочем месте, объяснительная прогульщика или акт оботказе дать объяснения
Об увольнении в связи с неоднократным нарушением трудовой дисциплины	По каждому дисциплинарному проступку: все документы, необходимые для приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности; сами приказы, с которыми работник ознакомлен под расписку

Шаг 3. Проверяем трудовые договоры

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.

В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах.

Также обратите внимание:

• использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласноштатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифнойставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудовогокодекса;
• установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже несовсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса оравной оплате за равный труд;
• в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).

«Старые» договоры (заключенные до февраля 2002 года)должны содержать все условия, указанные статьей 57 Трудового кодекса.Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашениек трудовому договору и указать все недостающие условия.

Инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.

Обязательно проверьте, нет ли у вашей фирмы незаконно заключенных с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуги).

Если инспекция выявит, что фактические трудовыеотношения оформлены гражданским договором, то потребует от работодателявосстановить все нарушенные права работников. Например, нужно будетвыплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные.

В этом случае инспекция, конечно же, обратится кспециалистам Фонда социального страхования и налоговой инспекции. Скомпании взыщут недоимку и пени по страховым взносам на страхование отнесчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний инедоимка и пени по ЕСН. Не стоит забывать и о штрафах.

Гражданский договор признают трудовым, если из его условий будет очевидно:

• что исполнитель (работник) фактически подчиняется правилам трудового распорядка компании;
• что он выполняет постоянную работу в интересах компании, а не определенный объем работ;
• оплата труда ежемесячная, а не за результат работы по акту приемки;
• что работа предполагает только личное ее выполнение исполнителем. Без возможного привлечения субподрядчиков, «субисполнителей»;
• исполнитель работает долго, без перерыва.

Приведем примеры подозрительных для инспекторов формулировок в гражданском договоре:

«Заказчик ежемесячно выплачивает Исполнителю сумму в размере 100 рублей»,

«Исполнитель обязуется выполнять работу, указанную внастоящем договоре, на территории предприятия Заказчика, ежедневно с9.00 до 18.00»,

«Исполнитель обязуется выполнить работу лично, без привлечения третьих лиц».

Шаг 4. Проверяем локальные внутренние документы

Это коллективный договор, Правила внутреннеготрудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании,Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.При этом они:

• должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
• не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;
• не должны противоречить друг другу.

Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вывполне можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностейсуществуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, ав Правилах – сменная работа.

Сопоставьте также штатное расписание, Положение обоплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружитьразные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоженередкое явление.

Проверьте, не отличаются ли условия в вашихвнутренних документах от тех, которые указаны в новом Трудовом кодексе.Разницы в сторону ухудшения условий для работников быть не должно.Например, статья 192 Трудового кодекса предусматривает тридисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. А в Правилахкомпании есть и строгий выговор, и лишение премий, и понижение вкатегории. Это нарушение.

Локальные акты компании должны быть приняты ссоблюдением надлежащей процедуры. Если для их утверждения нужносогласие представительного органа работников, то соответствующие визына документе должны присутствовать. Если нет профсоюза, локальные актынадо согласовать с общим собранием работников или советом трудовогоколлектива.

Проверьте, ознакомлены ли с этими документамиработники. Причем обязательно под расписку, с указанием датыознакомления. Если локальные акты изменялись, то сотрудники должныувидеть их и в новой редакции.

Шаг 5. Проверяем участок «Отпуска»

На этом участке проверьте:

• все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
• соблюдался ли при этом график отпусков;
• всем ли правильно выплачивали отпускные.

Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.

График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.

Отпуска должны быть не меньше чем установленозаконом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, тохотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). Вэтой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают«гулять» частями.

Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то вэтот документ надо внести соответствующие изменения по приказам изаявлениям работников.

По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя.

Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

Шаг 6. Проверяем участок «Зарплата»

Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата».

Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.

На практике часто бывает, что в одну из назначенныхдат работники сами не приходят за зарплатой. В этом случае бухгалтериилучше всего в конце дня выдачи «кровных» составлять акт о неявке. Иснять с работодателя ответственность за невыплату зарплаты вустановленное время.

Особо въедливые проверяющие захотят убедиться, действительно ли в дни «икс» необходимая для аванса сумма была в кассе.

При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.

У некоторых работодателей обнаруживают фактынезаконного оформления понижения заработной платы – просто приказомдиректора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо.Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он –двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменятьсятолько по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директоромпо желанию.

Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные),у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующийпорядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положениеоб оплате труда и премировании, о надбавках).

Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении(зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетомбывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квиткиоб отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным.

Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка. Если такой формы нет, – непременно разработайте и утвердите ее.

Инспекторы заинтересуются зарплатой работников, если условия их труда чем-то необычны. Просмотрите табели учета рабочего времени.Если были факты сверхурочной работы, работы в выходные и праздничныедни, в ночное время, то проверьте, правильно ли за это заплатили, естьли письменные согласия работников на эту работу.

Шаг 7. Проверяем трудовые книжки

Они должны быть заполнены по Правилами ведения ихранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки иобеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство впостановлении от 16 апреля 2003 г. № 225. И Инструкции по заполнениютрудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября2003 г. № 69.

Две самые распространенные ошибки при заполнении:

• кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;
• работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.

Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников.Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пустьили заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.

Обратите внимание: трудовые книжки нельзя выдаватьна руки «действующим» работникам. Можно по их запросу выдать завереннуюкопию трудовой книжки, но не ее саму.

Также наверняка инспекторы проверят у вас книгуучета движения трудовых книжек. Правильно ли она заполнена (данныйдокумент утвержден постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69),верны ли даты в ней, имеются ли подписи работников.

Шаг 8. Проверьте договоры о материальной ответственности

Инспекторы прежде всего уточнят, какие должностизанимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры. Будетлучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полнойматериальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами ииными ненадлежащими лицами.

Возместить в полном размере причиненный компанииущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Нопо условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре ополной материальной ответственности!) – статья 243 Трудового кодекса.

Проверьте свои документы о материальной ответственности.

Шаг. 9 Проверьте все документы по охране труда

В компании обязательно должны быть инструкции поохране труда по каждой профессии (прописываете способы безопасноговыполнения работы), журнал вводного инструктажа и инструктажа нарабочем месте. Работнику надо разъяснить положения инструкции(например, инструкции для работников бухгалтерии), а он ставит своюподпись в журналах, что прошел инструктаж.

К тому же инспектор может проверить и фактическоесоблюдение норм охраны труда. Например: как обустроены рабочие места,правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры. Естьли паспорта на оборудование, замеры изоляции. И даже переговорить срядовыми сотрудниками вашей фирмы, чтобы уточнить, проводился лиинструктаж, соблюдается ли техника безопасности.

Так что лучше всего заранее все проверить и привестив соответствие. Имейте в виду: у трудовой инспекции есть правоотстранить работника, который не подготовлен должным образом,приостановить деятельность компании, нарушающей нормы охраны труда, иливообще обратиться в суд с требованием ликвидировать фирму.

Шаг 10. Проконсультируйтесь с юристом компании.

Обязательно согласуйте с ним все изменения и исправления в документах

Все таблицы взяты из программы «Пакет кадровика»Волгоградской консалтинговой компании «Стратегия» с письменногоразрешения правообладателя.

Шаг 1. Не отвертитесь!

Трудовая инспекция может проверить любую фирму одинраз в два года. Это плановая проверка. По времени она займет околомесяца. Однако инспектор по необходимости (как правило, из-за большогообъема документов) может продлить этот срок в два раза.

Плановые проверки могут быть комплексными – тогдакомпанию посетят два инспектора. Один проверит «законность» документов.Второй – по охране труда – соответствие условий работы нормам по охранетруда. Еще один «подвид» таких проверок – совместная с налоговойинспекцией, Пенсионным фондом, Фондом социального страхования.

И целевыми – в этом случае инспектор исследует документы по определенной «тематике» (например, все, что касается зарплаты).

Большинство же проверок внеплановые. Они проводятсяпо инициативе других государственных органов (например, прокуратуры)или работников фирм. От последних в инспекцию поступает более десятитысяч жалоб в год.

Кроме того, проверка может быть вызвана произошедшимв компании несчастным случаем. Врачи извещают о них милицию, а те всвою очередь – трудинспекцию и прокуратуру.

Шаг 2. «Тревожный» звонок

При подготовке к комплексной или целевой проверкеинспектор скорее всего позвонит вам и предупредит о своем визите.Заодно сообщит, какие документы ему надо предоставить и кто изсотрудников должен быть на месте, чтобы дать необходимые разъяснения.

С внеплановыми проверками не так все просто. Если уинспектора есть основания в «неблагонадежности» фирмы (допустим,руководство может скрыть компромат – документы по черной зарплате,например), предупреждать о своем появлении он не будет.

Шаг 3. Вот и он – инспектор

Как любое официальное лицо, инспектор должен иметьпри себе определенный «набор» документов. К ним относятся служебноеудостоверение и распоряжение на проверку. В распоряжении указывается,кто идет на проверку, какого числа и в какую организацию. Оно должнобыть подписано руководителем инспекции (или его замом) и заверенооригинальной печатью.

Шаг 4. Результаты

Акт. По результатам проверки инспектор составляетакт. В акте должно быть указано, какие документы были затребованы икакие нарушения выявлены. Один экземпляр акта остается у вас, второйинспектор забирает себе.

Кроме того, инспектор делает пометку в журналепроверок. Такой журнал должен быть в каждой компании (на основанииФедерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ). Инспектор отмечаетпричину и результат проверки, свои данные (ФИО), ставит подпись и штамп.

Если к вам придет инспектор с плановой проверкойраньше срока (с прошлой плановой проверки должно пройти не меньше двухлет), смело показывайте ему журнал. Свой визит ему придется отложить.

Может быть и другая ситуация. Плановая проверка увас была, допустим, вчера. А сегодня в трудинспекцию поступила жалобаот работника. В таком случае, несмотря на плановую проверку, встречи синспектором вам не избежать.

Предписание. Если инспектор все-таки найдет увас какие-либо нарушения (в 99% так оно и происходит), он выноситпредписание об устранении этих самых нарушений. У этого документа естьопределенные реквизиты: номер, дата составления, кому выдано (какправило, на имя руководителя), что именно нарушено (со ссылкой назакон) и в какой срок должны устранить. Этот срок должен быть реальным.Если вам предписали исправить трудовые договоры на 100 человек,понятно, что за два дня вы это не сделаете.

Вы переделали все документы, устранили всенедостатки. Об этом чудесном событии вы должны сообщить в трудовуюинспекцию. Инспектор при желании может приехать проверить, как вы«исправились». Однако, если вы не сообщите ему о проведенной работе, онприедет точно.

Шаг 5. Что за это будет

Руководителя компании инспекция имеет право привлечьк административной ответственности, если его действия подпадают поусловия статей 5.27 (часть 1)–5.34 и 5.44 Кодекса об административныхправонарушениях: за нарушение требований законов о труде. Для этогоинспектор составляет протокол. Где должно быть указано: кто вынес, накого (ФИО, средняя зарплата, домашний адрес), что установлено врезультате проверки, объяснение по поводу нарушений. После этоговыносится постановление о назначении административного взыскания (штрафот 5 до 50 МРОТ). Если деньги не поступят, придут судебные приставы–исполнители. Ведь постановление трудовой инспекции – это исполнительныйдокумент (п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»).

А вот если нарушение подпадает под статьи 19.4(часть 1)–19.7, 5.27 (часть 2), 5.42 (часть 1, 2), то привлекать кответственности будет суд. И последствия повесомее – вплоть додисквалификации руководителя на три года.

Кроме того, инспекция обратится в суд, если компанияне выполнит предписание – не заплатит все причитающиеся работникамденьги, не восстановит незаконно уволенных. Именно там решат, скольковзыскать с компании, чтобы исправить все нарушения.

И еще

Не стоит забывать – вслед за трудовой инспекциейпридут и налоговики. Эти учреждения работают в тесной связке. И наосновании данных, которые оставит предыдущая проверка, с чистойсовестью доначислят компании все «необходимые» налоги, пени и штрафы.