© ИА Клерк.Ру, аналитический отдел /

Задавался ли кто-нибудь вопросом, как утомительна и в то же время грандиозно ответственна бывает работа обычного секретаря? Бесконечный ворох поступающих и исходящих документов, встреча посетителей, звонки и конечно кофе босу, срочно, и как правило в самый неподходящий момент, когда своей очереди на оформление ждёт пачка свежей корреспонденции.

Будучи менеджером по персоналу, а в прошлом - программистом, приходится часто выслушивать от сотрудников претензии по неорганизованности документооборота. Каждый сотрудник ведет свои электронные бумажки «как может» (варианты – «как не лень», «лишь бы отстали», «мне и так понятно»). Даже обычных Word и Excel вполне достаточно, чтобы хорошо запутать документацию. В результате, когда необходимо получить сводный отчет, например, по нескольким отделам, или подменить сотрудника, очень трудно оперативно с этим справиться. Даже простой вопрос «когда отправляли извещение такому-то…» заставляет судорожно перебирать файлы в папках компьютера, потом бумажки в шкафах и иногда результатом может быть «не нашла, я тогда еще не работала…».

Однако, есть герои, обратившие свой взор на тяжелые трудовые будни служителей канцелярии и протянувшие им свою руку помощи. Это снова они – служители клавиатуры, в нашем случае – программисты продуктов 1С.

Когда надоест бардак в документации, и придется искать решения, возможно, вам повезет, так же как и нам и вы найдете вариант. Мне понравилась разработка, речь о которой пойдет ниже. Учитывая, что практически на любом предприятии есть оболочка 1С Предприятие, данная конфигурация может стать достаточно комфортным решением. Прежде всего, привлекает простота при достаточно широком наборе возможностей, минимум настроек, интуитивно понятная организация структуры справочников и меню.

В принципе, штатный программист, при его наличии, конечно, может что-то подобное создать и сам, исключив лишние детали и ещё больше облегчив продукт, принимая во внимание специфику своей организации.

Целью данного материала, в первую очередь, является освещение моментов «как это может быть организовано». Надеюсь, мой опыт в наведении порядка в электронном и бумажном документообороте поможет ускорить проведение подобного мероприятия на вашем предприятии.

Итак, то, на чем мы остановили свой выбор - простое и вместе с тем универсальное средство, некий рабочий инструмент секретаря, менеджера, архивариуса, работника канцелярии. Конфигурация для документооборота на базе 1С, далее будем её просто называть «программа», позволяет выполнять следующие функции:

• фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы списком
• проводить движение документов по видам движений
• создавать собственные виды движений
• передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат
• отслеживать историю движения документов
• группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили
• ставить документы на оплату
• включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений
• списывать документы, помещать в архивы
• просматривать и редактировать журнал событий
• просматривать оповещения по документам на произвольную дату
• выполнять анализ документооборота по контрагенту с точностью до отдела и ответственного лица
• оперативно определять, где находится документ на произвольную дату
• вести календарь событий
• работать нескольким операторам в сети

Принципы работы с программой

Все работа в программе осуществляется через программное меню, и в основном, через три его пункта: «Справочники», «Карточки регистрации документов», «Анализ документооборота». Каждый из этих пунктов имеет свои подпункты, которые и вызывают различные программные модули: справочники, документы, отчеты.

Для ввода информации о поступившей документальной номенклатуре или ее движении необходимо использовать пункт «Карточки документооборота», для ввода информации о новом адресате, его структуре, сотрудниках, либо для определения дополнительного вида движения документов, который планируется использовать в работе, предназначен пункт «Справочники». Чтобы получить информацию о движении документов, распечатать реестр документооборота, используется пункт «Анализ документооборота».

Все операции по регистрации поступления или движения документальной номенклатуры проводятся с помощью карточек документооборота. Каждой карточке будет соответствовать какая-то одна операция. Так, чтобы провести поступление документов и передачу их на исполнение потребуются две карточки: «Поступившие документы» и «Внутреннее движение документов», и для регистрации передачи документов нашей организации другой организации – также две карточки: «Собственные документы» и «Передача документов».

Работа с программными элементами

В справочниках, карточках документооборота, отчетах имеются поля, таблицы и элементы управления. Внешний вид их не одинаков, соответственно, и методы работы с этими элементами управления будут различны.

Поле ввода

Представляет из себя область белого цвета, выделенную объемной границей. Позволяет вводить с клавиатуры какую-то текстовую информацию.

Поле серого цвета с кнопкой

Не дает возможности вводить что-то с клавиатуры, но позволяет по нажатию кнопки одним щелчком мыши делать выбор нужной информации из открывающегося списка. Выбор в окне производится нажатием кнопки «Выбрать», когда маркер установлен одним щелчком мыши на нужной строке, либо двойным щелчком мыши по нужной строке, если кнопка «Выбрать» в окне отсутствует.

Окно списка

Чаще всего используется для выбора информации. Если список содержит много элементов, так что они не помещаются в окно, то в правой части окна списка появляется полоса прокрутки, позволяющая двигаться по списку. Для работы с полосой прокрутки используются стрелка на ее концах, по которым щелкаем одним щелчком мыши. Также можно двигаться с помощью движка на полосе прокрутки. Ставим на него мышку, нажимаем левую кнопку, и, не отпуская ее, перемещаем движок в нужное место. Выбор в окне списка производится нажатием кнопки «Выбрать», когда маркер установлен одним щелчком мыши на нужной строке, либо двойным щелчком мыши по нужной строке, если кнопка «Выбрать» в окне отсутствует.

Окно списка справочника

В окне списка справочника можно работать с элементами этого справочника. И для этого оно имеет в верхней части панель кнопок. Каждая кнопка позволяет выполнить некоторое действие в окне справочника. Если подвести мышь к кнопке, то появится подсказка, говорящая, что эта кнопка делает.

В основном, при работе будут использоваться следующие кнопки:

Не каждый справочник может иметь папки. Если имеется возмо