Материал предоставлен
журналом Журнал "Расчет" № 7, 2003г.

Наталья ЛЕЙМАН

В договорах из типовых сборников вы не найдете оптимального сочетания норм гражданского законодательства с правилами бухучета и налогообложения. Любой стандартный текст лучше тщательно проанализировать, иначе у вас могут появиться не только проблемы при возврате долгов, но и лишние налоги.

Любой опытный главбух свято соблюдает основную финансовую заповедь: как можно дольше держать в обороте чужие средства и как можно быстрее получать обратно свои. Словом, побольше кредиторки (но так, чтобы без штрафных санкций) и поменьше дебиторки.

Такие способы регулирования долгов, как факторинг, продуманная кредитная политика и прочие, – элементы высшего пилотажа и тема для отдельного разговора. А вот задуматься над содержанием текста договоров под силу каждому бухгалтеру.

Наши корреспонденты провели опрос среди главных бухгалтеров небольших предприятий. Оказалось, вопрос «Что для вас означает учет договоров?» вызывает у большинства полное недоумение. В лучшем случае нам рассказывали о журнале регистрации, в который секретарь записывает все договоры. Иногда говорили о менеджерах, которые ведут особую статистику долгов и переплат по каждому договору.

Но в обязанности менеджеров не входит контроль за оформлением и соблюдением договорных обязательств. И уж тем более учет договоров нельзя приравнивать к простому делопроизводству.

По словам Владимира Головлева, аудитора компании «ФРК-Аудит», отсутствие учета договоров – типичная проблема многих фирм. В лучшем случае договоры проходят юридическую экспертизу. Главный бухгалтер, как правило, проверяет лишь правильность реквизитов.

Несмотря на то что журнал регистрации есть почти на каждой фирме, договоры обычно хранятся бессистемно. В результате конечные исполнители не могут ознакомиться с существенными условиями договоров и допускают серьезные ошибки при оформлении приемки-сдачи работ (товаров, готовой продукции и т. д.).

«Основная причина такой ситуации, – считает Владимир Головлев, – в большом количестве ответственных за оформление и хранение договоров, за сроки их выполнения, за оформление результатов и передачу необходимых документов в бухгалтерию. Как говорится, у семи нянек дитя без глазу».

А в результате фирма платит штрафы за несоблюдение договорных обязательств, накапливает дебиторскую задолженность. Из-за отсутствия актов выполненных работ, расходных и приходных накладных и других первичных документов бухгалтерия не имеет возможности своевременно и правильно определить себестоимость и выручку от реализации, оприходовать или списать имущество, начислить налоги. Как правило, в таких ситуациях аудиторы могут помочь клиенту разработать более эффективную схему документооборота.

Проблема в том, что эффект от самой идеальной схемы может быть нулевым, если все время придется выяснять, кто за что отвечает. Поэтому следующим этапом работы с договорами должна стать автоматизация документооборота.
Благодаря автоматизации любой сотрудник (получивший, разумеется, допуск) моментально определит не только, кто за что отвечает, но и какие документы получены по каждому этапу выполнения обязательств, что оплачено, а что только предстоит оплатить. На самом деле эта задача не настолько сложна, чтобы покупать специальную программу. Наверняка компания, создавшая вашу бухгалтерскую программу, может предложить к ней и модуль по учету договоров.