Категории каталога
Каталог / Бухгалтерия, учет и отчетность / Бухгалтерия / Налоговый и бухгалтерский учет / Мифы о ПО и практические рекомендации для руководителя предприятия

Мифы о ПО и практические рекомендации для руководителя предприятия

ИА "Клерк.Ру". Отдел новостей /

Мифы о ПО и практические рекомендации для руководителя предприятия

Олег Сиголов.
Гостевая автора



Миф N 12



Существуют обЪективные причины того, что предприятие должно подстраиваться под программу. Миф. И еще раз миф!
Это "любимая тема" поставщиков программ и всевозможных внедренцев.
Варианты:
- Если автоматизировать хаос - получится автоматизированный хаос;
- Предприятие должно изменить бизнес процессы для того, чтобы успешно внедрить программу;
- Как может программа успешно работать, если директор (бухгалтер, менеджер, инженеры, продавцы...) не понимают (не умеют, не соответствуют)...;
- При том уровне беспорядка, что царит на предприятиях...;
- Как можно автоматизировать предприятие, если директор (бухгалтер, менеджер...) применяют столь неправильные (дикие, нелогичные, глупые...) схемы хозяйственных операций;
- И т.д. и т.п.

Мне много раз приходилось слышать подобные рассуждения.
Суть их сводится к следующему: Предприятие плохое, директор (бухгалтер...) глупый, законодатели вообще ничего не понимают... А вот программа (и ее внедренец, естественно) соответствуют высоким стандартам и сертификатам.

А правда в том, что программа просто не соответствует требованиям сегодняшнего дня. Не умеет она, например, отслеживать частичные оплаты счетов - вот разработчик и называет такие оплаты беспорядком (бардаком, хаосом...), вот и призывает навести сначала "порядок", а уже потом внедрять... Кстати, эти разговоры начинаются уже после оплаты за программу (НЕ ПЕРЕД ОПЛАТОЙ, УПАСИ БОЖЕ!). Никто никогда не скажет директору, что, мол, если на предприятии проводятся частичные оплаты счетов, то программа этого не позволит делать. Сначала продадут, а потом обвинят предприятие.

Все мои "практические рекомендации" подвергаются резкой критике со стороны разработчиков и продавцов программ. Все хозяйственные реалии из "рекомендаций" почему-то сводят к неумению персонала предприятия организовать "правильную" работу. Даже неспособность многих программ создать приемлемый счет на оплату двадцати банок краски по двадцать денежных единиц за каждую, включая НДС, сводится к бестолковости законодателей (!). Не разработчиков программы, а именно законодателей...
Но стоит проанализировать конкретную "претензию" разработчика (например, попросить его сформулировать претензию на бумаге, пояснить природу "трудностей"...), как становится понятно, что вся эта критика лишь универсальный способ переложить ответственность за брак в программе на плечи директора предприятия, купившего программу.
Попробуйте серьезно отнестись к утверждениям, вроде:
- Наш телевизор не работает, потому что окна вашей комнаты выходят не на юг, а на север;
- Наш пылесос не может убрать вашу неправильную пыль;
- Ваш котлетный фарш не соответствует высоким стандартам и сертификатам нашей чудо-печки...
Я не утрирую.
Почему нельзя так:
Мое предприятие не подходит к вашей программе? Так чего же вы пришли ко мне с предложением купить ее? (Так зачем вы мне ее продали, а деньги вернуть не хотите?)


Миф N 13



Продавцы программ знают все о так называемой "черной бухгалтерии".

На самом деле это миф. Как правило, их познания в этой области поверхностны, а часто и ошибочны. А нередко у них вообще нет никаких познаний в этой пикантной области знаний.
Стоит задать вопрос о том, а поможет ли предлагаемая программа разобраться со всевозможными видами проблем, что возникают при оформлении "черных", "серых", "полосатых"... документов - сразу получишь ответ, что, мол, да, конечно, очень даже...
Если этим вопросом ограничиться, то при реальном оформлении такой сделки можно оказаться в тупике. А вот стоит только попытаться затеять подробный диалог, - сразу начнутся рассуждения о создании бухгалтером (!) самостоятельно (!) некоего "черного" плана счетов, "специальных типовых операций", "специальной базы данных" и т.п. Попытка увидеть что-либо на экране, как правило, не приводит ни к чему. Будут разговоры о "специфике", "настройке на особые нужды", о необходимости специально заказывать доработки...
Очень часто поставщик программ искренне убежден, что "черные" документы совсем не пересекаются с белыми, что есть "черная" и есть "белая" бухгалтерии. И при этом они существуют автономно...
Я пытался разобраться, как различные, присутствующие на нашем рынке бухгалтерско-складские программы реализуют поддержку разнообразных "теневых" операций. Пришел к выводу, что никак не реализуют.
Если кто не согласен с моей оценкой, - предлагаю серию "Практических рекомендаций" (N21-N25) в этом выпуске для проверки моего утверждения.
Хочу заметить, что эти "практические рекомендации" затрагивают только самые распространенные и банальные схемы. Может быть, в будущем я рассмотрю более изощренные операции.
И еще два момента:
- Это не учебник "черного" бизнеса. Это способ проверки программы на соответствие существующим реалиям (конечно, если пользователю важны такие функции);
- Я не ставлю перед собой задачу давать оценки. Не призываю никого нарушать закон, но никого и не критикую. Не надо мне присылать гневные письма с требованием заботиться о сборе налогов и т.п. Тем более, что поставщики программ нередко активно расхваливают именно эти аспекты их (программ) применения.
--------------------------------------------------------------------------------

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ



Практическая рекомендация N 21

Вы изЪяли со склада некую материальную ценность. Подарили, потеряли или она была похищена - не важно. Важно то, что предмет перестал находиться на складе. Никаких документов на отгрузку нет.
Такое изЪятие никак не затрагивает бухгалтерский учет. Никаких бухгалтерских проводок не должно осуществляться. Но складское хозяйство обязательно должно зафиксировать убытие. Уже хотя бы для того, чтобы убывший предмет не попал в исходящую накладную, чтобы менеджеры при необходимости заказали поставку, чтобы материально ответственное лицо не чувствовало себя неуютно и т.д. Естественно, в будущем такую "нестыковку" нужно будет устранить. Но я сейчас говорю о промежутке времени между изЪятием и подготовкой соответствующих документов. На практике это время может быть значительным. Это обычная практическая ситуация: перемещение товара уже было осуществлено, а время на оформление документов еще не настало.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как зафиксировать такое убытие материальной ценности?
- Как не допустить бухгалтерского "проведения" такой операции?
- Как не подставить материально ответственное лицо для случая проверки (если такая проверка возможна) соответствия наличия товара на складе с бухгалтерской документацией?
- Как система будет сигнализировать о необходимости последующего оформления документов на убывший предмет?
Не поддавайтесь на провокацию, - мол, записать на бумажке, чтобы не забыть...

Это вариант - НА СКЛАДЕ НЕТ ПРЕДМЕТА, А В БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТАХ ОН СУЩЕСТВУЕТ.
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 22

Вы продали материальную ценность. Вам перечислили деньги, оформили документы (доверенность, накладная..., - все в норме), но материальная ценность НЕ ПЕРЕДАЕТСЯ покупателю. (Не мне рассказывать директору, когда и для чего это надо.)
При этом (что важно!) материальный обЪект остается на складе.
Такие действия затрагивают бухгалтерский учет, но не затрагивают материальный.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как "провести" документ в бухгалтерском учете так, чтобы материальный учет не был затронут?
- Как сделать так, чтобы менеджер по закупкам не приобрел еще один "проданный предмет"?
- Как не подставить материально ответственное лицо для случая проверки (если такая проверка возможна) соответствия наличия товара на складе с бухгалтерской документацией?
- Как система будет сигнализировать о необходимости в будущем избавиться от неучтенной материальной ценности?
И в этом случае не поддавайтесь на провокацию, - мол, записать на бумажке, чтобы не забыть...

Это вариант - НА СКЛАДЕ ЕСТЬ ПРЕДМЕТ, А В БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТАХ ЕГО НЕТ.
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 23

У вас скопилось некоторое количество материальных ценностей, что числятся в бухгалтерских документах, но отсутствуют реально ("Практическая рекомендация N21"). Ваш партнер должен вам деньги и готов "купить" несуществующий товар. Т.е. он оплатит его, оформит документы, но не заберет. У вас появляется шанс избавиться от недостачи на складе и привести в соответствие бухгалтерскую документацию и реальное состояние склада.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как система "подберет кандидатов" для продажи? Т.е. создаст список товара к продаже.
- Как система НЕ позволит "провести" оформленные документы по складу, а затронет только синтетические счета. Т.е. как не "обмануть" своего менеджера по закупкам и не спровоцировать его на дополнительную закупку "ходового" товара?
И ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Практически всегда при такой сделке часть позиций счета (накладной) будет фиктивной, а часть РЕАЛЬНОЙ. Т.е. некоторые товары вам просто оплатят, а часть и оплатят и заберут. Другими словами, не все позиции отпускной накладной будут влиять на состояние материального учета. Проверьте это обязательно.

Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 24

Вы работаете со своим партнером по схеме:
Периодически ПОЛУЧАЕТЕ от него различные материальные ценности и периодически перечисляете ему некоторую сумму в счет оплаты поставок (используя номер счета полученный от поставщика). По прошествии некоторого периода времени сводите баланс взаиморасчетов И ПОДГОТАВЛИВАЕТЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ.
Пусть поставщик вам покажет:
- Как система учитывает ПРИХОД на ваш склад "неоформленных" материальных ценностей? Как это влияет на материальный учет и как на синтетический, бухгалтерский?
- Как система учитывает суммы ваших оплат поставщику?
- Как система поможет вам получить сумму задолженностей (кредиторских или дебиторских) перед поставщиком?
- Как система поможет вам создать и СОГЛАСОВАТЬ (это важно) с поставщиком соответствующие документы (накладные, счета) в части НОМЕНКЛАТУРЫ;

И ЗДЕСЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Как будет вести себя система, когда момент создания фискальной отчетности разделяет получение товара от поставщика и создание окончательного комплекта документов?
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.

Практическая рекомендация N 25

Вы работаете со своим партнером по схеме:
Периодически ОТГРУЖАЕТЕ ему некоторое количество материальных ценностей и периодически получаете от него деньги в счет оплат за поставленный товар, сообщая по его требованию номер счета. По прошествии некоторого периода времени сводите баланс взаиморасчетов И ПОДГОТАВЛИВАЕТЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ.
Пусть поставщик вам покажет:
- Как система учитывает УБЫТИЕ с вашего склада "неоформленных" материальных ценностей? Как это влияет на материальный учет и как на синтетический, бухгалтерский?
- Как система учитывает суммы ваших поставок потребителю?
- Как система поможет вам получить сумму задолженностей (кредиторских или дебиторских) перед потребителем?
- Как система поможет вам создать и СОГЛАСОВАТЬ (это важно) с потребителем соответствующие документы (накладные, счета) в части НОМЕНКЛАТУРЫ;

И ЗДЕСЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Как будет вести себя система, когда момент создания фискальной отчетности разделяет получение товара от поставщика и создание окончательного комплекта документов?
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.

О.Сиголов.

Материал предоставлен: Клерк.РУ

Реклама:
Где заказать рерайтинг текстов узнай на сайте eTXT.ru