Фрагмент из книги "Трудовые и социальные гарантии, льготы, компенсации"

В ряде случаев труд отдельных категорий работников организаций носит разъезднойхарактер, а некоторые из них могут направляться для решения отдельных задач снеобходимостью совершения разъездов на общественном транспорте внутри границотдельного населенного пункта или же за пределы населенного пункта.

В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправесамостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своихработников.

При этом от того, каким категориям работников производится оплата стоимостиразъездов и на основании каких оформленных документов, зависит источниксписания затрат – себестоимость продукции (работ, услуг) или чистая прибыльорганизации, оставшаяся в ее распоряжении после уплаты всех видов налогов.

В законодательном порядке Перечень должностей работников, работа которых носитразъездной характер и которым организации вправе были оплачивать проездныебилеты (проезд) был утвержден постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 года №521 (далее по тексту – Перечень).

Несмотря на тот факт, что Перечень был установлен для бюджетных учреждений иорганизаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета и утратилсилу в части организаций, перешедших на полный хозрасчет (постановление СовминаРСФСР от 13 сентября 1988 года № 382), иного нормативного документа по данномувопросу в настоящее время нет, в связи с чем положения данного нормативногоакта все же могут быть использованы организациями, но с учетом вопросовсписания затрат на оплату стоимости проездов и налогообложения.

В Перечень, в частности, включены курьеры, экспедиторы, работники городскогохозяйства (электрических, газовых и канализационных сетей, связи) и другиекатегории работников, если они не обеспечиваются специальным транспортом навремя выполнения ими своих служебных обязанностей.

Как видим, перечень не является исчерпывающим, в связи с чем каждый хозяйствующийсубъект вправе своим распоряжением определять конкретный перечень должностейработников, которым подлежат оплате за счет средств организации ежемесячныепроездные билета на соответствующих видах транспорта.

В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы:

должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые;

работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.

В разрабатываемый в организации перечень могут быть дополнительно включенымонтеры, почтальоны.

Разрабатываемый в каждой отдельной организации перечень должен быть утвержден руководителем и внего должны включаться конкретные должности, а не наименования работ(выполняемых задач), связанные со служебными разъездами.

Для обеспечения потребности работников проездными билетами могут быть использованыследующие варианты:

централизованная закупка билетов ответственными лицами организации, обеспечение ими работников, в обязанности которых входят постоянные разъезды;

выдача наличных денежных средств под отчет работникам с истребованием от них отчета об их использовании в установленный руководителем организации срок;

возмещение стоимости использованных проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

Кроме того, для служебных разъездов может предоставляться также и автотранспорторганизации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров арендыили оказания услуг). В этом случае возмещение стоимости разъездов отдельным работникамне производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты поиспользованию автотранспорта.

Централизованное приобретение проездных документов может быть организована как по безналичному,так и за наличный расчет через ответственных за это должностных лицорганизации.

В бухгалтерском учете организации при этом отражаются следующие записи по счетамбухгалтерского учета:

дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» кредит счета 51 «Расчетный счет» — оплата стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций или их посредников;

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — выдача наличных денежных средств под отчет ответственному должностному лицу для приобретения им проездных документов;

дебет счета 50, субсчет «Денежные документы» кредит счетов 60, 76, 71 – получение от организаций и ответственных должностных лиц бланков проездных документов;

дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» кредит счета 50, субсчет «Денежные документы» – стоимость проездных документов относится на затраты производства.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходныеи расходные кассовые ордера.

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретенияпроездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России 22 сентября 1993года № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается кхозяйственным нуждам, в связи с чем работники и их должности, которым будутвыдаваться средства, дополнительно должны быть перечислены в Перечнеподотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должныбыли быть использованы, работники обязаны представить в бухгалтерию авансовыйотчет об использовании средств на приобретение проездных билетов.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен толькосам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливатьдату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможетприложить его к отчету.

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет можетбыть утрачен, испорчен или т.п., в связи с чем приобретенные работникамипроездные документы сначала могут быть учтены в материальном учетесоответствующего структурного подразделения (например, отдела или службыкадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем обеспечитсяподтверждение факта приобретения документов работниками. В таком случаеавансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а неиспользования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложенысоответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенныхза счет личных средств, производится также на основании представляемыхавансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездныхкарт и т.п.

При этом в учете отражаются следующие записи: 

дебет счета 26 кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена стоимость проездных документов, подлежащая возмещению из средств организации;

дебет счета 73 кредит счета 50 – работникам возмещены ранее израсходованные ими личные средства для приобретения проездных документов.

Если для решения служебных задач направляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление спросьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение илидругой организационно-распорядительный документ направившей организации сприложением проездных билетов.

Если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительныхдокументов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъезднойведомости и т.п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в томчисле заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем этом следует учитывать, что если выполнение отдельных задач работникампоручается вне места его постоянной работы, то направление может быть оформленокомандировочным удостоверением, что регулируется пунктом 1 Инструкции МинфинаСССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года№ 62 «О служебных командировках впределах СССР».

Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (вотличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка болееодних суток, и работник не может каждый день возвращаться к месту постоянногосвоего проживания).

В соответствии с подпунктом 26 статьи 270 главы 25 НКРФ на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения, не относятсярасходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общегопользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключениемсумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализациютоваров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и заисключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратнопредусмотрены трудовыми договорами.

Расходы на оплату служебных разъездов могут быть отнесены на себестоимость продукции(работ, услуг) в целях налогообложения при условии разработки организациейПеречня специальностей и его утверждения руководителем организации (см.,например, письмо Госналогслужбы РФ от 14 августа 1997 года № 11-02-08/6).Затраты отражаются по статье расходов «транспортное обслуживание».

Оплата стоимости проезда для решения служебных задач в другие населенные пунктыотносится на затраты производства, как расходы на оплату служебныхкомандировок.

Если проездные документы оплачиваются в пользу работников, должностные обязанностикоторых предусматривают постоянные служебные разъезды, о чем имеетсяразработанный в организации Перечень, утвержденный руководителем, возмещаемаяих стоимость не включается в объект налогообложения по налогу на доходыфизических лиц, как выплаты, связанные с исполнением работникам трудовыхобязанностей (пункт 3 статьи 217 части второй НК РФ).Этот же вывод подтверждается материалами писем Департамента налоговой политикиМинфина РФ от 21 июня 1999 года № 04-04-06 и Управления МНС по г. Москве от 26 января 2000 года № 08-11/4744.

По этому же основанию, и согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 НК РФ стоимость проездных документов, оплачиваемая в пользу работников, не включается в облагаемую базу по единому социальному налогу.

Следует иметь ввиду, что если оплачиваются проездные билеты,связанные с прибытием работников на работу и убытием их с работы, или билетыоплачиваются в пользу работников, трудовая деятельность которых не связана сослужебными разъездами, то такого рода возмещаемые (оплачиваемые) суммы должнывключаться в облагаемую базу по налогу на доходы и единому социальному налогу(в последнем случае – если расходы не уменьшают налоговую базу по налогу наприбыль).