Как мы уже сказали, банк открывает для организации специальный карточный счет. Деньги на него по распоряжению организации зачисляются с текущего расчетного или ссудного счета.

Отследить движение денег по спецкартсчету бухгалтер может по выписке банка. В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 51

- перечислены денежные средства на спецкартсчет при использовании расчетной корпоративной карты

или:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 66

- зачислен кредит на спецкартсчет (при использовании кредитной корпоративной карты);

Дебет 66 Кредит 51

- погашена задолженность организации по кредиту и процентам.

Если по одному спецкартсчету выдано несколько корпоративных карт, то рекомендуем бухгалтеру открыть к счету 55 субсчет "Специальные карточные счета" дополнительную аналитику по держателям карт: субконто "Иванов И.И.", субконто "Сидоров С.С.".

Средства, списанные со спецкартсчета, считаются выданными под отчет материально ответственному лицу. На это стоит обратить особое внимание лица

- держателя карты. Так, при расчетах корпоративной картой при оплате товаров, работ или услуг, а также при снятии наличных в бухгалтерском учете эти операции будут отражены:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачены товары, работы, услуги, сняты наличные.

Суммы вознаграждений банку за открытие и обслуживание специальных карточных счетов в бухгалтерском учете включаются в состав операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачена комиссия банка.

Для целей налогообложения прибыли вознаграждение банку учитывается как внереализационный расход (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Поскольку средства, снятые с карты, считаются выданными под отчет, то и отчитаться по ним нужно по всем правилам.

По возвращении из командировки или по окончании срока выдачи под отчет подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются все оправдательные первичные документы: счета за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, квитанции, чеки и другие документы. Кроме того, сдаются оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Кстати говоря, банк имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт (п. 5.11 Положения).

Если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения).