Выборинформационной системы для автоматизации управленческого учета компаниизависит от ее потребностей. Крупные предприятия, которым необходимаполная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшиеже компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем оченьмногие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерскихсистем. Мы решили подробнее рассказать об этом способе организацииуправленческого учета, опросив пользователей самой распространенной вРоссии учетной программы «1С: Бухгалтерия», а также специалистовкомпаний, занимающихся ее внедрением.
Журнал "Финансовый директор" № 3 (март) 2004
Сбор информации
Можно выделить три основных варианта сбора и обработкиинформации в программе «1С», характерные для работы в любых учетныхсистемах.
Первый вариант. Данные управленческого ибухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базыотдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз невозникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот варианточень трудоемок.
Второй вариант. Данные управленческого учета получаютпутем преобразования данных бухгалтерского учета. Но полностьюавтоматизированный перенос данных вряд ли возможен, посколькубухгалтерскую информацию необходимо дополнять. Например, отгрузкасобранного компанией компьютера может отражаться в бухучете какотгрузка комплектующих, а сборка их в цельную модель — как отдельнаяуслуга. В то же время в управленческом учете отгрузка компьютера можетотражаться как ряд операций (перемещение комплектующих на сборку,сборка, отгрузка единицы продукции). Поэтому такие операции прощеотражать в бухгалтерском и управленческом учете раздельно.
Татьяна Борисовец, руководитель по внедрению «1С» ЗАО «Каландр» (пос. Мамонтовка, Московская обл.).В компании установлены программы «1С: Предприятие», «1С: Торговля иСклад», «1С: Производство и Услуги», «1С: Финансовое планирование»;
Вадим Лебедевич, руководитель отдела консалтинга «МАСАН Бизнес-консалтинг» (Москва). В компании установлены программы «1С: Бухгалтерия», собственные разработки на основе «1С»;
Сергей Порфирьев, начальник отдела внедрения консалтинговой компании «1С: Автоматизация» (Москва);
Евгений Фадеев, директор консалтинговой компании «Дельта IT» (Ижевск);
Станислав Шарипов, генеральный директор консалтинововй компании «АВРО-БУС» (Москва);
Марина Шелудько, финансовый директор компании «Идеальная чашка» (Санкт-Петербург). В компании установлены программы «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», «1С: Финансовое планирование».
Третий вариант. Данные бухгалтерского учета получают изданных управленческого учета. При этом операции, связанные с основнойдеятельностью (закупки, продажи, производство), чаще всего выгружаютсяиз управленческой базы в бухгалтерскую. Ведется также параллельныйраздельный учет операций, которые в бухгалтерском и управленческомучете различаются по содержанию. Этот способ самый технологичный.Однако поскольку данные управленческого учета заносятся в базу, какправило, непосредственными исполнителями или экономистами, а потомавтоматически переносятся в бухгалтерскую базу, то бухгалтерия можетпотерять контроль над учетным процессом. Чтобы этого не произошло,обычно автоматизируются наиболее типичные операции, а учет остальныхведет бухгалтерия.
Наше исследование показало, что пользователи учетных модулей«1С» чаще всего применяют первый вариант. Это, в частности, связано стем, что бухгалтеры средних и мелких компаний, как правило, не хотятбрать на себя дополнительную нагрузку и ответственность по ведениюуправленческого учета и в то же время выступают против вмешательства вих сферу деятельности других сотрудников. В таких компанияхуправленческим учетом занимается непосредственно финансовый директор(иногда руководитель предприятия) или же независимый от бухгалтерииотдел, например планово-экономический. Кроме того, управленческий учети бюджетирование часто не поставлены как управленческие технологии и запринятие решений отвечают один-два человека, которые и являютсяпотребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на«черную» и «белую». В таких компаниях не возникает потребности вкомплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческогоучета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».
С ростом бизнеса и повышением квалификации управленческихкадров компании отказываются от упрощенного подхода, предпочитаяполностью автоматизировать трансформацию данных, то есть переходят ковторому или третьему вариантам. Обычно при этом повышается ипрозрачность бизнеса.
При втором и третьем вариантах рабочий план счетов, наосновании которого ведется управленческий учет, строится аналогичноплану счетов бухгалтерского учета с использованием дополнительныханалитических признаков или субсчетов для учета операций вуправленческом учете1. В такой ситуации вводить основнуюмассу данных можно однократно, а затем путем выборки по аналитическомупризнаку или субсчетам создавать требуемые управленческие ибухгалтерские отчеты.
Личный опыт
Вадим Лебедевич
Наша методика управленческого учета местами существенноотличается от методики бухгалтерского. Если вести управленческий учетнепосредственно в тиражной версии «1С: Бухгалтерия» параллельно сбухгалтерским и налоговым учетом, то программу придется слишком частоперенастраивать после обновлений, связанных с изменениемзаконодательства. Поэтому для нас более эффективным стало ведениеуправленческого учета в специализированной системе, разработанной набазе «1С: Предприятие».
Евгений Фадеев
Для того чтобы добиться однократного ввода данных, необходимоустановить правила, по которым сведения из бухгалтерского учета могутбыть перенесены в управленческий. Затем эти правила просто нужноописать в программе.
Данные приходится обрабатывать повторно, если такие правила неразработаны, либо сотрудники, которые обрабатывают информацию дляодного из учетных разрезов, например бухгалтерии, не могут определить,как эта информация должна трактоваться для целей управленческого учета.В этом случае переносом бухгалтерских данных в базу управленческогоучета занимается экономический отдел.
Татьяна Борисовец
У нас весь учет ведется по месту возникновения операции, то естьпроводку в систему вводят сотрудники отделов продаж, склада ипроизводственных цехов, при этом вносятся все необходимые аналитическиепризнаки. Позже бухгалтерия сверяет данные системы с первичнымидокументами.
Чтобы учетная система стала комплексным инструментом сбора и анализауправленческой информации о деятельности компании, необходима еедоработка: сопоставление справочников управленческого и бухгалтерскогоучета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуютсядополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысячдолларов) и временны'е (до одного года) затраты.
Рассмотрим различия между тремя способами получения управленческой информации на примере.
Пример учета хозяйственной операции в «1С: Бухгалтерия»
Описание операции
Постановка на учет основного средства (компьютера) и регистрация выписки о состоянии счета.
Первый вариант
Постановка на учет. Компьютер учитывается в базебухгалтерского учета, заполняется карточка основного средства, гдеуказываются срок эксплуатации, дата постановки на учет, стоимостьпокупки и т. д. Затем поля карточки, которые будут одинаковыми дляобоих типов учета (инвентарный номер, название, материальноответственное лицо, место эксплуатации, тип основного средства),копируются в параллельную базу. Остальные поля, необходимые для веденияуправленческого учета (срок амортизации, стоимость основного средства,статья затрат и т. д.), заполняются вручную.
При бухгалтерском учете основного средства в соответствующихдокументах отражается стандартный набор операций: ввод в эксплуатацию,передача основного средства, перемещение, поступление, списание. Наоснове этих документов в «1С: Бухгалтерия» автоматически формируютсябухгалтерские проводки. В управленческом учете могут отражаться иныеоперации, поэтому проводки делаются вручную.
Выписка о состоянии счета. Выписка регистрируется вбухгалтерском учете по стандартным правилам и копируется (автоматическиили вручную) в базу управленческого учета.
Второй вариант
Постановка на учет. Принципиально не отличается от первого варианта.
Выписка о состоянии счета. Информация о состояниисчетов поступает в бухгалтерию, как правило, оперативно. Вуправленческую базу данные можно просто импортировать. При излишнейдетализации бухгалтерской информации детализированная проводка«сворачивается». Например, для бухгалтерии важно разделение на «оплату»(счет 62.1) и «авансы» (счет 62.2). В управленческом учете подобноеразделение в отдельных случаях неважно, поэтому такие проводки можноавтоматически объединить.
Третий вариант
Постановка на учет. При переносе данных изуправленческого учета в бухгалтерский придется заполнять поля карточкиосновного средства, необходимые для бухгалтерии. Кроме того, посколькуучет основных средств в управленческом учете ведется в форме двойнойзаписи, в бухгалтерскую базу информацию о них также придетсяимпортировать в виде проводок. Учитывать основные средства вбухгалтерской базе также придется с помощью проводок, а это трудоемко.Поэтому при большом количестве основных средств имеет смысл доработатьпрограмму так, чтобы можно было автоматически трансформировать проводкиуправленческого учета в документы бухгалтерского.
Выписка о состоянии счета. Допустим, клиент заплатилаванс за отгруженный товар и бухгалтер внес в управленческую базупроводку: Дебет 51 Кредит 62. Для целей управленческого учета неважно,имеет место аванс или оплата. Для целей же бухгалтерского учета,напротив, необходимо четкое разделение на аванс и оплату. Поэтомуавтоматически трансформировать проводку из управленческого учета вбухгалтерский не получится. Чтобы решить эту проблему, необходимопредусмотреть возможность проставления типа платежа в электронномдокументе в управленческом учете.
Пример подготовил Вадим Лебедевич
Дополнение данных учетной системы
Помимо различной трактовки операций в бухгалтерском и управленческом учете существуют еще проблемы совмещения этих типов учета2.В тиражных версиях учетных программ, в том числе и в «1С: Бухгалтерия»,очень трудно организовать учет нефинансовых показателей (например,количество посадочных мест на квадратный метр площади, процент брака наодного сотрудника). Поэтому при ведении управленческого учета возникаетнеобходимость дополнения и корректировки данных учетных систем.
Несмотря на то что в соответствующих модулях «1С: Предприятие»(например, «Финансовое планирование») есть возможность учетанефинансовых показателей, все участники исследования подчеркнули, чтодля этой цели обычно используется программа Excel. Так, в компании«Идеальная чашка» при расчете себестоимости продукции ее составляющие,которые отличаются от отражаемых в бухгалтерском учете, вручнуюпереносятся из файлов Excel в модуль «Финансовое планирование». Пословам Марины Шелудько, удобнее было бы вести учет в едином контуре. Внастоящее время сотрудникам компании приходится с помощью настроекпроизводить выгрузку части данных из «1С: Предприятие. Комплекснаяконфигурация» в «1С: Финансовое планирование», а часть данных вводитьвручную.
Еще одна проблема при автоматизации управленческого учета спомощью «1С: Бухгалтерия» — учет расчетов между центрамиответственности в рамках одного юридического лица. В бухгалтерскомучете такие операции, как правило, не отражаются вовсе, а вуправленческом их отражать необходимо. Эта проблема решается с помощьюдополнительных настроек.
Станислав Шарипов
У наших клиентов потребность в автоматизации расчетов междувнутренними подразделениями возникает не часто. Однако если нужен учетвнутренних расчетов, то его можно настроить аналогично схеме учетавзаиморасчетов между организацией и внешними контрагентами. Для этогообычно выполняются следующие действия:
Бюджетирование и сопоставление плановых и фактических данных
Бюджеты у компаний-пользователей «1С: Предприятие» составляютсялибо в Excel, либо в соответствующих приложениях («1С: Финансовоепланирование»). Если в качестве системы бюджетирования используетсяпрограмма, совместимая с «1С», возможна автоматическая загрузкафактических учетных данных, поэтому отслеживать выполнение плана можнорегулярно (даже ежедневно).
Ведение оперативного анализа отклонений фактическихпоказателей от плановых возможно при условии, что бо'льшая часть данныхвносится в систему на основании операций, информацию о которых вводятисполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступившихв бухгалтерию. При этом на момент ввода операции информация о ней можетбыть не подтверждена документально. Например, в компании «Каландр», гдереализован такой подход, итог предыдущего дня по состоянию движенияденежных средств компании попадает в модуль «1С: Финансовоепланирование» ежедневно до 11 утра.
Марина Шелудько
В нашей компании планирование производится в модуле «1С:Финансовое планирование». Плановые показатели заносят руководители исотрудники соответствующих подразделений. Фактические данные поисполнению плана движения денежных средств (из платежных поручений,служебных записок и т. д.) сначала попадают в модуль «Финансовоепланирование», а затем передаются на обработку в бухгалтерию. Этопозволяет ежедневно отслеживать состояние дел. В бухгалтерию жепоступают только подтвержденные документы, которые и попадают в модуль«1С: Предприятие. Комплексная конфигурация». Контроль за денежнымисредствами ведется ежедневно, полную же отчетность мы составляемпомесячно. Часть данных для полной отчетности сначала обрабатывается вблоке «Комплексная конфигурация», а затем поступает в блок «Финансовоепланирование» (производство, потери и т. д.).
Анализ информации
Анализ собранных данных происходит с помощью либо инструментоводного из специализированных модулей «1С: Предприятие» («Финансовоепланирование»), либо Excel. При этом все участники исследованияиспользуют как стандартные отчеты (отчет о прибылях и убытках,балансовый отчет и отчет о движении денежных средств), так идополнительные отчетные формы.
Для того чтобы данные управленческого учета были доступны всемруководителям среднего звена, нам пришлось добавить отчетные формы,отражающие деятельность разных подразделений. Так, технический отделполучил возможность анализировать расход сырья. Были добавлены отчеты«Отгрузка готовой продукции по видам» (для отдела маркетинга), «Обороттоваров по складам» (отдел продаж), «Учет движения материальныхресурсов», «Затраты на производство по видам продукции» и т. д. Сейчасмы отрабатываем ведение позаказного учета по определенным видампроизводства. Кроме того, мы настроили систему, чтобы можно былоорганизовать оперативное (ежедневное) списание сырья. В результате весьанализ управленческой информации проводится в «1С: Предприятие».
Использование модуля «Финансовое планирование» позволяетпросматривать стандартные отчеты в различных разрезах (подразделения,статьи, показатели) и при необходимости детализировать эти отчеты,чтобы выявить причины отклонений от плана. Таким образом, мы узнаем,какие показатели влияют на значение той или иной статьи бюджета. Помимотрех основных мы используем и другие отчеты, но они формируются восновном в Excel, так как модуль «Финансовое планирование» являетсястатичным инструментом.
Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С:Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчет,содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов;количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а придополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (длясравнения — в специализированных системах бюджетирования 12аналитических признаков считаются небольшим количеством).
Технические аспекты
Определенные проблемы при использовании учетных систем, вчастности «1С: Бухгалтерия», связаны с тем, что пользователи стремятсяиспользовать более дешевую (а следовательно, маломощную) версиюпрограммы и недорогое оборудование. Поэтому возникают трудности приобработке больших массивов данных. Однако этих проблем можно избежать.
По словам Татьяны Борисовец, на их предприятии (численностьюоколо 700 человек) даже при формировании помесячного отчета о движенииденежных средств выгрузка данных в отчет длится всего несколько минут.Станислав Шарипов считает, что точно оценить количество проводок,способное перегрузить систему, сложно: «Допустим, компания численностьюот 300 до 900 человек покупает пакет модулей «1С» и оборудование длятекущих нужд и при этом продолжает динамично развиваться. Есликоличество операций в месяц, отражаемых в системе, достигнет 5000—7000и более, то компании придется потратиться на более мощную версиюпрограммы и более производительное оборудование через 1—2 года работы втаком режиме».
Еще один способ, который используют для «разгрузки» системы, —копирование информации о прошлых учетных периодах на резервные носители(компакт-диски, дополнительные серверы и т. п.). Это поможет снизитьколичество анализируемых данных, к которым при необходимости можнобудет обращаться как к архиву.
Что касается ограничения доступа к данным системы, тоопрошенные нами пользователи применяют стандартные средства: запретпросмотра по группам данных и редактирования закрытых периодов и т. д.Можно также использовать дополнительные уровни защиты, напримерэлектронные ключи, шифрование базы данных и т. п. В большинстве случаевзатраты на них минимальны.
Итоги исследования
Исследование показало, что организация управленческого учета наоснове программы «1С: Бухгалтерия» подходит компаниям, у которыхтребования к управлению и анализу данных о своей деятельности невысоки.К ним относятся небольшие и средние предприятия или же отделениякрупных корпораций, управленческие функции в которых осуществляютсяглавным образом из «центра». Эта система в большей степени отвечаетинтересам бухгалтеров, а не руководителей, в том числе финансовыхдиректоров. Поэтому для получения информации о деятельности компаниинеобходимы дополнительные модули «1С: Предприятие» и можетпотребоваться их доработка с учетом требований менеджеров.
Хотя ведение управленческого учета в «1С» — наиболее простой иэкономный способ организации управленческого учета как с финансовойточки зрения, так и с точки зрения трудозатрат, все равно он потребуетот предприятия дополнительных ресурсов.
После автоматизации управленческого учета количество функций урядовых сотрудников увеличилось. Если раньше работник склада толькопринимал или отпускал товар, то сейчас он принимает деньги, проверяеткарточку клиента и историю платежей. Отдел продаж начал продаватьуслуги и выписывать акты об их оказании. Удалось упорядочитьдокументооборот на предприятии. Мы целенаправленно сделали «1С» единойдля всех подразделений учетной системой.
При достаточно динамичном развитии компании и росте профессионализмауправленческого персонала наступает момент, когда для веденияуправленческого учета на смену учетной системе должна прийти системаболее высокого уровня. Так, Марина Шелудько утверждает, что текущуюверсию «1С» ее компания решила использовать в течение максимум двух летдаже с учетом всех доработок. В то же время, если компания в ближайшиегоды не планирует активно расти (увеличивать количество подразделений,открывать филиалы и т. д.), имеет смысл рассматривать «1С» какнедорогой и адекватный инструмент для учета и управления и развиватьэту систему «вглубь». Учетная система подойдет и компаниям, которыетолько начинают внедрять управленческие технологии: она поможетнаучиться структурировать элементы управления для правильнойорганизации работы.
Следует отметить, что все приведенные выводы не относятся ксистеме «1С: Предприятие 8.0», которая, по замыслу разработчиков,должна значительно расширить возможности управления компанией. Кактолько появится практический опыт использования этой системы, мыобязательно расскажем о нем на страницах нашего журнала.
Материал подготовлен экспертом журнала Анной Нетесовой
Автомобили
Бухгалтерия, учет и отчетность