Категории каталога
Каталог / Бухгалтерия, учет и отчетность / Учет / Учет в бюджетных организациях / Учет расходов на ГСМ в бюджетных организациях

Учет расходов на ГСМ в бюджетных организациях

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"

Л. Салина

Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение преждевсего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходовбюджетной организации. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимостипродукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости,оценки эффективности использования материальных ресурсов организации. Данныенормы служат основой при организации внутреннего контроля за расходованием ГСМ.Не секрет, что и контролирующие органы используют их в ходе проверок в бюджетныхорганизациях.

Нормы расхода на ГСМ
В 2005 году продолжают действовать нормы расхода топлива и смазочных материаловна автомобильном транспорте, установленные Руководящим документом Р3112194-0366-03[1](далее - Руководящий документ).
Нормативный расход топлива определяется по формулам, которые приведены в Руководящемдокументе. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей,автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначенаспециальная формула расхода топлива.
Существует ряд условий, при работе в которых нормы расхода топлива могут повышаться.Например, при работе в зимнее время они могут быть увеличены от 5 до 20 % в зависимостиот климатических районов страны, при работе в городах - от 5 до 25 % в зависимостиот населенности (количества человек), при увеличении срока нахождения автомобиляв эксплуатации и др.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчети кассовые чеки, а также путевые листы. При отнесении ГСМ на расходы следуетобратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являютсяпервичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начислениязаработной платы водителю.
В соответствии с п. 3 Инструкции № 70н[2] все операции, проводимые бюджетнымиучреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении №2 к инструкции. Это приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийскогоклассификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичнойучетной документации", в котором приведены формы путевых листов для различныхвидов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78[3] .
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицоми действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдаетсятолько в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение болеесуток (одной смены). В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер,дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в немуказывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количествогорючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический),а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данныхпутевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованноготоплива.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделитьего оборотной стороне. На практике в графах "Место отправления", "Место назначения" встречаетсятакая формулировка, как "работа по городу". Во избежание споров с контролирующимиорганами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улицаи пр.
Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которыхприходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работав выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителяк работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ, с егописьменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, непредусмотренных указанной статьей, - с его письменного согласия и по письменномураспоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников[4]. При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организацииработа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицированапроверяющими органами как незаконное расходование средств.


Бюджетный учет ГСМ

Бензин и другие горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нуждучреждения, в соответствии с Инструкцией № 70н учитываются или в составе материальныхзапасов на счете 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы", или, в случае приобретенияталонов на бензин, в составе денежных средств на счете 0 201 05 000 "Денежныедокументы". Приобретение талонов на бензин возможно через подотчетное лицо илибезналичным путем.
Необходимо сказать о правилах учета денежных документов, предусмотренных новойИнструкцией по бюджетному учету, которые регламентированы пунктами 96 - 98. Насчете 201 05 000 учитываются оплаченные талоны на бензин и масла, которые хранятсяв кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляетсяприходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф.0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрацииприходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций поденежным средствам. Аналитический учет денежных документов ведется по их видамв Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами- в Журнале по прочим операциям.

Пример.
В кассу учреждения были оприходованы талоны на бензин:
- оплаченные через подотчетное лицо за счет средств предпринимательской деятельности- на сумму 3 000 руб.;
- оплаченные безналичным путем за счет бюджетного финансирования - на сумму 28000 руб.
Водителю легкового автомобиля выданы талоны на сумму 8 000 руб. На основаниипутевого листа определен расход бензина для хозяйственных нужд в рамках уставнойдеятельности на сумму 3 000 руб., в рамках предпринимательской деятельности -на сумму 5 000 руб.

В бюджетном учете указанные операции отражаются следующим образом:


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
Оприходованы талоны на бензин от подотчетного лица, оплаченные за счет средств предпринимательской деятельности 2 201 05 510Поступление денежных документов 2 208 11 660Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов 3 000
Оприходованы талоны на бензин, полученные от организации, оплаченные за счет бюджетного финансирования 1 201 05 510Поступление денежных документов 1302 23 730Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 28 000
Выданы талоны на бензин водителю для нужд предпринимательской деятельности 2 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов 2 201 05 610Выбытие денежных документов 3 000
Использованы талоны на бензин для нужд предпринимательской деятельности 2 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов 2 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 3 000
Выданы талоны на бензин водителю для нужд основной деятельности 1 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов 1 201 05 610Выбытие денежных документов 5 000
Использованы талоны на бензин для нужд основной деятельности 1 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов 1 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов 5 000
На основании путевого листа списан бензин на расходы по предпринимательской деятельности 2 106 04 340Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ услуг) 2 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов 3 000
На основании путевого листа списан бензин для нужд основной деятельности 1 401 01 272Расходование материальных запасов 1 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов 5 000


Отследить, когда именно водитель использовал талоны, то есть залил бензин в бак,не представляется возможным. Поэтому эту проводку, по мнению автора, можно делатьодновременно с проводкой на выдачу талонов.

Как видно из примера, учет расходов на ГСМ не вызывает вопросов, если на стадииполучения (приходования) талонов учреждение знает, за счет каких средств приобреталисьталоны, и на какие цели они будут использованы.

Налоговый учет
Затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связаннымс производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержаниеслужебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В общей части Руководящего документа говорится о том, что нормы используютсяпри расчете нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистическойи оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видовтранспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами,осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономиии энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователямитранспортными средствами, водителями и т. д.
Однако в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы на содержание служебного автотранспортане относятся к нормируемым расходам, за исключением расходов на компенсацию заиспользование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.Не стоит забывать, что, признавая расходы, нужно соблюдать три критерия, установленныест. 252 НК РФ, среди которых главным является экономическая обоснованность расходов.Если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленныеМинтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговыхорганов вопросы.
Дата утверждения авансового отчета будет датой признания расходов на ГСМ в целяхналогообложения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но следует помнить, что доходы могутбыть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), асам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенныйбензин должен быть израсходован. Документом, который подтверждает факт и датурасхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, являетсяпутевой лист. Поэтому правильное оформление путевого листа важно и для списаниябензина в целях налогообложения.

[1] Руководящий документ Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материаловна автомобильном транспорте", утв. Минтрансом РФ 29.04.03., действует до 01.01.08.
[2] Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 26.08.04 № 70н.
[3] Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении унифицированныхформ первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов,работ в автомобильном транспорте".
[4] Постановление Правительства РФ от 10.12.02 № 877 "Об особенностях режимарабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особыйхарактер работы".
Материал предоставлен: Клерк.РУ

Реклама:
Где заказать рерайтинг текстов узнай на сайте eTXT.ru